Einfach, klar und kostengünstig!

Können Sie ad hoc sagen, wo welche Verträge, Dokumente und E-Mails in Ihrem Unternehmen abgelegt sind und welche davon aktuell oder veraltet sind? Wissen Sie, wann Vertragsfristen auslaufen oder wie hoch die laufenden Zahlungsverpflichtungen sind?

Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen erforderte bisher in der Praxis meist einen hohen administrativen Aufwand. Doch mit cuContract, der Lösung für das effiziente und transparente Vertragsmanagement auf SAP-Basis, wird dies zu einem Kinderspiel!

Verträge aktiv managen

Managen Sie mit cuContract sämtliche Vereinbarungsarten während ihres gesamten Lebenszyklus – beginnend mit der Anfrage, Ausschreibung und Angebot, über Vertragsabschluss bis hin zur Vertragskündigung – und legen Sie die zugehörigen Abläufe, Dokumente, E-Mails etc. übersichtlich und revisionssicher in der Elektronischen Akte ab. Unternehmensweit wird so stets mit den aktuellsten Daten gearbeitet – zeitaufwendige Anfragen nach Unterlagen bei z.B. anderen Standorten entfallen.

Diverse Analysemöglichkeiten machen u.a. die Spend Analysis, das Bestimmen von Vertragsobligos oder laufenden Zahlungsverpflichtungen für einen beliebigen Zeitraum in der Zukunft mit wenigen Klicks möglich. Auswirkungen auf die Bilanz durch z.B. Vertragskündigungen können einfach simuliert und Entscheidungen gezielt getroffen werden.

Termine und Fristen werden nicht mehr verpasst, denn der integrierte Ereignis-Agent stellt diese rechtzeitig fest und informiert den verantwortlichen Mitarbeiter per E-Mail oder stößt automatisiert eine entsprechende Folgeverarbeitung an, z.B. die Verlängerung des Vertrags.

Transparenz ist Trumpf

Mit cuContract ist sichergestellt, dass Ihr Vertragsmanagement den Anforderungen sowohl nationaler als auch internationaler Gesetzgebungen, wie z.B. KonTraG, Basel II und Sarbanes-Oxley Act, entspricht. Gleichzeitig steigert die gewonnene Transparenz die Planungs- und Steuerungsfähigkeit Ihres Unternehmens und begünstigt Sie so u.a. bei Vertragsverhandlungen.

Elektronische Akte inkl. cuDocument Builder

Durch die Ablage aller vertragsrelevanten Dokumente in der Elektronischen Akte – sei es im Originalformat oder als Image – werden Aufwand und Kosten der Papierablage in erheblichem Maße verringert.

Per Drag&Drop lassen sich die Akteninhalte einfach verschieben und mithilfe der Volltextsuche komfortabel durchsuchen. Die Versionierung macht das Nachvollziehen der Dokumentenentwicklung auch nach Jahren noch möglich.

Herausragender Bestandteil der elektronischen Akte ist der cuDocument Builder mit dem es auch für Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse möglich ist, Vertragsdokumente und andere Schriftstücke automatisch zu erstellen. Der Anwender kann aus fertigen Vorlagen das entsprechende Muster auswählen und ggf. Platzhalter für Angaben wie Name, Anschrift etc. manuell ersetzen. Wurden diese Stammdaten bereits in SAP gepflegt, werden sie ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt. Der cuDocument Builder minimiert somit nicht nur Fehler bei der Vertrags- und Dokumentenerstellung, sondern spart viel Arbeitszeit.

100%ige Microsoft-Integration

Dank der 100%igen Microsoft-Integration ergänzen sich cuContract und die Microsoft Produkte perfekt. So können einerseits z.B. MS Office-Anwendungen direkt in der elektronische Akte, aber genauso auch die Akte selbst aus den MS Office-Anwendungen heraus aufgerufen und genutzt werden.

Gleiches gilt für den E-Mail-Verkehr über MS Outlook und IBM Lotus Notes. E-Mails können sowohl aus der Akte über den Personal Information Manager versandt und genauso die E-Mails aus MS Outlook und IBM Lotus Notes mit einem Klick in die Akte übernommen werden – samt aller Textformatierungen und Anhänge.

Zusätzlich ermöglicht die „Senden an ...“-Funktion das schnelle Exportieren von einer oder mehrerer Dokumentendateien gleichzeitig aus jedem beliebigen Ordner im Windows Explorer in die Akte.

Höchste Sicherheit

Vertragsdaten sind vertrauliche Daten. Durch die komplexe Zugriffs- und Berechtigungsstruktur genügt cuContract den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.

Einsatzbereiche

Jedem Unternehmensbereich, der in irgendeiner Form mit Verträgen beschäftigt ist, bringt cuContract Vorteile. Dies sind u.a. Vertrieb, Personalwesen, Einkauf, IT und Facility Management, Controlling, Recht, Finanz- und Rechnungswesen.

Technische Aspekte

cuContract ist als SAP-Anwendung entwickelt worden und für SAP NetWeaver offiziell zertifiziert. Die Lösung lässt sich innerhalb einer bestehenden SAP-Umgebung, aber auch als eigenständiger Kontraktserver, der Referenzen zu anderen SAP-Installationen bildet, installieren.

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