Große Unternehmen erzeugen täglich unzählige Dokumente. Dies ist nicht nur sehr zeitintensiv, sondern schnell passieren Fehler. Dann werden Waren in zu großer Menge oder zum falschen Zeitpunkt geliefert, Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen oder wichtige Fristen verpasst.

Noch weitreichendere Konsequenzen kann die Verwendung veralteter Haftungs-, Gewährleistungs- und Abnahmeregelungen nach sich ziehen – im Zweifelsfall wird dadurch der gesamte Vertrag inkonsistent und ggf. anfechtbar.
Mit dem cuDocument Builder gehört all dies der Vergangenheit an, denn sämtlicher Schriftverkehr, Dokumente und E-Mails können nun automatisiert, standardisiert und fehlerfrei erstellt werden. Damit steigern Sie die Effizienz des Unternehmens, sparen Zeit und senken Kosten.

Dokumentenerstellung direkt aus SAP heraus

Mit dem cuDocument Builder können alle Arten von Dokumenten, wie Anschreiben, Kündigungen, Formulare, Bescheinigungen, Antworten, Faktura, Verträge etc. als Einzel- oder Serienbrief sowie auch für den Massenschriftverkehr automatisch und individualisiert im MS Office- oder PDF-Format generiert werden. Auch die Generierung von gestalteten E-Mails ist möglich – all dies direkt aus jeder SAP- und MS Office-Funktion heraus.

Komplexeste Vorlagen einfach erstellen

Zunächst legt der Fachexperte, z.B. aus dem Rechtsbereich in dem cuDocument Builder die Vorlagen an, in denen der Aufbau (Template) sowie die jeweiligen Abschnittsinhalte (Clauses) der verschiedenen Dokumentenarten festgelegt werden. Dabei bestehen freie Gestaltungsmöglichkeiten.

Zusätzlich wird u.a. definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen bzw. Ergänzungen durch die Anwender erlaubt sind und welche Textstellen in Form von eingefügten Variablen später automatisiert mit Daten aus SAP- und anderen Datenbanksystemen oder einem Barcode gefüllt werden.

Dokumente und E-Mails schnell erstellen

Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen muss der Sachbearbeiter nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage bestätigen und ggf. Platzhalter manuell ersetzen. Wurden diese Stammdaten bereits in SAP gepflegt, werden sie ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt. Außerdem können selbst Dateninhalte von SAP Reports als Input für MS Word-Dokumente genutzt werden.

Ablage der generierten Dokumente

Die generierten Dokumente können anschließend über Standardmechanismen automatisiert im Word, XML- oder PDF-Format in der Digitalen Akte cuSmarText oder aber auch im SAP Records Management (RM) bzw. SAP NetWeaver Folders Management sowie jedem anderen beliebigen Archiv archiviert und weiter nutzbar hinterlegt werden.