Sparen Sie Zeit, Platz und Kosten!

Laut einer Studie von Gartner fallen bei der Arbeit der HR-Abteilung rund 50 bis 80 Prozent der Zeit allein auf die Suche von Unterlagen. Weiterer wesenlicher Zeitfaktor ist aufwendige und fehleranfällige manuelle Erstellung von Dokumenten.

Mit cuSmarText für HR, dem SAP-integrierten Dokumentenmanagement-System inkl. automatischer Dokumentengenerierung, gehört dies der Vergangenheit an. Sämtliche Dokumente sind permanent aktuell und unternehmensweit verfügbar, ohne großen Aufwand dank zahlreicher komfortabler Funktionen – ganz ohne eine zeitaufwendige Einführung und Einarbeitung.

Steigern Sie so ganz einfach die Produktivität des HR-Bereichs, bauen Sie Papierberge ab und senken Sie gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten.

Dokumente einfach, strukturiert ablegen, durchsuchen und vieles mehr

Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP im Personalwesen (HR) können Sie die elektronische Akte aufrufen und haben so, ohne Systembruch, alle wichtigen Informationen, Dokumenten, E-Mails etc. auf einen Blick verfügbar.

Das revisionssichere Ablegen sowie Verschieben von Dokumenten in der Akte ist mit der Drag&Drop-Funktion sehr einfach.

Scannen Sie Unterlagen, wie Bescheinigungen, Mitarbeiterfoto, Bewerbungen etc. bequem über die integrierte Scan-Funktion direkt aus SAP heraus ein. Neben Dateien in den Bildformaten TIFF und JPEG können auch unmittelbar PDF-Dokumente erstellt werden, ohne dass dazu spezielle Druckertreiber oder Zusatzsoftware installiert werden müssen.

Mit nur wenigen Klicks ist auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vertrag oder der Druck eines Deckblatts mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt.

Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich alle Dokumente in der elektronischen Akte leicht auffinden. Dies gilt nicht nur für charakterbasierte, sondern auch eingescannte Unterlagen können dank integrierter OCR-Erkennung durchsucht werden.

E-Mail-Integration aus MS Outlook und IBM Lotus Notes

Auch E-Mails können mit einem Klick aus MS Outlook und IBM Lotus Notes in cuSmarText übernommen werden – samt aller Textformatierungen und Anhänge, d.h. sie sind rechtskonform archiviert.Das Versenden von E-Mails aus der Akte heraus ist ebenso einfach. Denn neben der freien Eingabe eines Adressaten, werden Ihnen die E-Mail-Kontakte, die bereits zu den Gesprächspartnern hinterlegt wurden, zur Auswahl vorgeschlagen. Der E-Mail-Text kann ebenfalls automatisch erzeugt werden.

Dokumente und Schriftverkehr automatisiert erstellen

Mithilfe von cuSmarText für HR lassen sich sowohl Dokumente für den Standard-Schriftverkehr, z.B. Bescheinigungen, Briefe, Formulare, aber auch Arbeitsverträge etc. automatisch im MS Word-Format generieren und in das PDF-Format umwandeln, versenden und archivieren.

Hierzu erstellt bspw. die Rechtsabteilung oder der Personalbereich selbst zuvor Vorlagen, in denen der Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentarten festgelegt werden. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen bzw. Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind und welche regelbasiert vorgenommen werden.

Aus diesen fertigen Vorlagen braucht der Mitarbeiter nur noch das entsprechende Muster auszuwählen und in cuSmarText in gewohnter MS Word-Oberfläche zu bearbeiten. Durch die nahtlose Integration in SAP HCM können alle dort gepflegten Daten ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt werden. cuSmarText minimiert somit nicht nur Fehler bei der Dokumentenerstellung, sondern spart viel Arbeitszeit.

All dies funktioniert nicht nur SAP-basiert, sondern auch über das Intranet oder im Web.

Höchste Datensicherheit

Personalakten beinhalten sehr sensible Daten, die in Papierform nur schwer zu schützen sind. Durch das ausgeklügelte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText für HR können Rechte für Sichten und Zugriffe differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben werden. Das SAP basierte Zugriffs- und Berechtigungssystem genügt somit den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.

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