Dokumente permanent aktuell und unternehmensweit verfügbar – mit cuSmarText, der digitalen und elektronischen Akte, und ihren zahlreichen komfortablen Funktionalitäten ist dies ohne eine zeitaufwendige Einführung und Einarbeitung möglich.

Die Akte lässt sich aus jeder SAP-Funktion heraus aufrufen und Dokumente können im Handumdrehen strukturiert abgelegt sowie per Volltextsuche wieder aufgefunden werden. Dies spart Zeit, steigert die Transparenz und vereinfacht die Geschäftsprozesse.

Digitale und elektronische Akte einfach befüllen, durchsuchen und vieles mehr

Legen Sie Dokumente zur revisionssicheren Archivierung bspw. einfach per Drag & Drop-Funktion in der Akte ab und verschieben Sie sie nach Belieben – sowohl in der SAP- als auch Web-Oberfläche.

Oder scannen Sie Unterlagen bequem über den integrierten OCR-Scan direkt aus SAP heraus ein. Neben Dateien in den Bildformaten TIFF und JPEG können auch unmittelbar PDF-Dokumente erstellt werden. Mit nur wenigen Klicks ist auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vertrag oder der Druck eines Deckblatts mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt.

MS Outlook- und IBM Lotus Notes-Integration

E-Mails aus MS Outlook und Lotus Notes können im Original inkl. Anhänge in die Akte importiert, aber auch aus der Akte selbst über den Personal Information Manager versandt werden.

Ebenso können Sie dank der 100%igen Microsoft-Integration die in cuSmarText abgelegten Informationen direkt aus MS Office-Anwendungen sowie auch MS SharePoint heraus aufrufen, nutzen und bearbeiten. In der umgekehrten Richtung ist dies ebenfalls möglich. Zusätzlich können auch die SAP-Daten zu einem E-Mail-Kontakt selbst direkt in Lotus Notes und MS Outlook integriert werden, sodass Sie die gewohnte Mail-Anwendung selbst nicht mehr verlassen müssen.

Dokumente und Schriftverkehr automatisiert erstellen

Mit cuSmarText lassen sich Dokumente für den Standard-Schriftverkehr sowie Verträge automatisch im MS Word-Format generieren und in das PDF-Format umwandeln. Hierzu erstellt bspw. die Rechts- oder Fachabteilung Vorlagen, in denen der Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentenarten festgelegt werden. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Ergänzungen durch die späteren Sachbearbeiter erlaubt sind bzw. regelbasiert vorgenommen werden.

Aus diesen fertigen Vorlagen braucht der Mitarbeiter nur noch das entsprechende Muster auszuwählen und ggf. Platzhalter manuell zu ersetzen. Wurden diese Stammdaten bereits in SAP gepflegt, werden sie ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt. cuSmarText minimiert somit nicht nur Fehler bei der Dokumentenerstellung, sondern spart viel Arbeitszeit.

Höchste Datensicherheit

Akten beinhalten sehr sensible Daten, die in Papierform nur schwer zu schützen sind. Durch das ausgeklügelte, SAP-basierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText können Rechte für Sichten und Zugriffe differenziert vergeben werden. cuSmarText erfüllt somit den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.