Die digitale und elektronische Personalakte ist ein wesentlicher Bestandteil zur Optimierung der Prozesse der Personalabteilung. Denn laut einer Studie von Gartner entfallen hier bei der Arbeit rund 50 bis 80 Prozent der Zeit allein auf die Suche von Unterlagen. Ein weiterer wesentlicher Zeitfaktor ist die aufwendige und fehleranfällige manuelle Erstellung von Dokumenten.

Mit cuSmarText für HR, der digitalen und elektronischen Akte, die aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM aufgerufen werden kann, gehört dies der Vergangenheit an.

Die digitale und elektronische Personalakte einfach befüllen

Das revisionssichere Ablegen sowie Verschieben von Dokumenten in der digitalen und elektronischen Personalakte ist mit der Drag & Drop-Funktion sehr einfach. Auch das Einscannen von Bewerbungen, Mitarbeiterfotos etc. können Sie bequem über die integrierte Scan-Funktion direkt aus SAP heraus durchführen. Schnell ist auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vertrag oder der Druck eines Deckblatts mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt.

MS Outlook- und IBM Lotus Notes-Integration

E-Mails aus MS Outlook und Lotus Notes können im Original inkl. Anhänge in die Akte importiert, aber auch aus der Akte selbst über den Personal Information Manager versandt werden.

Ebenso können Sie dank der 100%igen Microsoft-Integration die in cuSmarText abgelegten Informationen direkt aus MS Office-Anwendungen sowie auch MS SharePoint heraus aufrufen, nutzen und bearbeiten. In der umgekehrten Richtung ist dies ebenfalls möglich. Zusätzlich können auch die SAP-Daten zu einem E-Mail-Kontakt selbst direkt in Lotus Notes und MS Outlook integriert werden, sodass Sie die gewohnte Mail-Anwendung selbst nicht mehr verlassen müssen.

Dokumente und Schriftverkehr automatisiert erstellen

Mithilfe von cuSmarText für HR lassen sich sowohl Dokumente für den Standard-Schriftverkehr, z. B. Bescheinigungen, Formulare, Arbeitsverträge etc. automatisch im MS Word-Format generieren und in das PDF-Format umwandeln, versenden und archivieren.

Hierzu erstellt bspw. die Rechts- oder Personalabteilung Vorlagen, in denen der Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentarten festgelegt werden. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind und welche regelbasiert vorgenommen werden. Aus diesen fertigen Vorlagen muss der Sachbearbeiter nur noch das entsprechende Muster auswählen und Platzhalter ggf. ersetzen. Durch die nahtlose Integration in SAP HCM können alle dort gepflegten Daten ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt werden.

Mit cuSmarText minimieren Sie somit Fehler bei der Dokumentenerstellung, sparen viel Arbeitszeit, bauen Papierberge ab und senken die Gesamtbetriebskosten. All dies funktioniert nicht nur SAP-basiert, sondern auch über das Intranet oder im Web.

Höchste Datensicherheit

Durch das ausgeklügelte, SAP-basierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText für HR können Rechte für Sichten und Zugriffe differenziert vergeben werden. cuSmarText für HR erfüllt somit den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.