Enterprise Content Management (ECM): Mehr als Dokumentenverwaltung

Dokumente komfortabel während ihres gesamten Lebenszyklus, d.h. von der Dokumenten-Entstehung, Ablage und Nutzung bis hin zur strukturierten Vernichtung, managen – mit dem Enterprise Content Management cuSmarText ist dies ohne großen Aufwand dank zahlreicher komfortabler Funktionen und ohne eine zeitaufwendige Einführung und Einarbeitung möglich.

Sparen auch Sie mit dem Enterprise Content Management cuSmarText viel Zeit und steigern Sie die Transparenz und Effizienz Ihres Unternehmens.

Digitale Akte der Enterprise Content Management einfach befüllen, durchsuchen und vieles mehr

Das Enterprise Content Management cuSmarText kann aus jeder SAP-Funktion heraus aufgerufen und an jeder beliebigen Stelle angebunden werden.

Zur revisionssicheren Dokumenten-Archivierung stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie Dokumente bspw. einfach per Drag & Drop-Funktion in der Akte des Enterprise Content Management ablegen und verschieben – web-basiert und innerhalb der SAP-Oberfläche.

Oder scannen Sie mit dem in das Enterprise Content Management integrierten cuDocument Scanner Unterlagen bequem über die integrierte Scan-Funktion „on the fly“, d.h. ohne vorherige Software-Installation, ein. Neben Dateien in den Bildformaten TIFF und JPEG können auch unmittelbar PDF-Dokumente erstellt werden, ohne dass dazu spezielle Druckertreiber oder Zusatzsoftware installiert werden müssen.

Mit nur wenigen Klicks ist mit dem Enterprise Content Management cuSmarText auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vorgang oder der Deckblattdruck mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt.

100%ige Integration von Microsoft-Anwendungen und Lotus Notes

Dank der 100%igen Microsoft-Integration ergänzen sich das Enterprise Content Management cuSmarText und die Microsoft-Produkte perfekt. So können einerseits die in dem Enterprise Content Management abgelegten Dokumente und Informationen aus MS Office-Anwendungen, aber auch aus MS SharePoint heraus aufgerufen, genutzt und bearbeitet werden. Dies ist auch in der anderen Richtung möglich.

Ebenso können sämtliche E-Mails aus Outlook und Lotus Notes mit nur einem Klick im Original, d.h. inkl. der Anhänge und Formatierungen, in die Akte des Enterprise Content Management importiert, aber auch aus der Akte selbst über den Personal Information Manager versandt werden.

Zusätzlich können auch die SAP-Daten zu einem E-Mail-Kontakt selbst direkt in IBM Lotus Notes und MS Outlook integriert werden, sodass Sie die gewohnte Mail-Anwendung selbst nicht mehr verlassen müssen.

Des Weiteren ermöglicht die „Senden an ...“-Funktion das schnelle Einfügen von einer oder mehrerer Dokumentendateien gleichzeitig aus MS Office bzw. jedem beliebigen Ordner im Windows Explorer in die Akte des Enterprise Content Management cuSmarText.

Dokumente und Schriftverkehr automatisiert erstellen

Schnell und einfach funktioniert auch die automatische Dokumentengenerierung mit dem in dem Enterprise Content Management integrierten cuDocument Builder, wodurch es auch für Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse möglich ist, Standard-Schriftverkehr, aber auch Bescheinigungen, Formulare, Verträge und andere Schriftstücke im MS Office automatisch zu erstellen. Dabei werden Platzhalter manuell oder auch automatisiert gefüllt, wenn diese bereits im SAP gepflegt sind. Der cuDocument Builder und das Enterprise Content Management minimiert somit Fehler und spart viel Arbeitszeit.

Prozesszusammenhänge auf einen Blick

Der besondere Clou der Digitalen Akte des Enterprise Content Management Systems liegt in der Fähigkeit, dass sich Teilakten automatisiert zu dem jeweiligen Vorgang als prozessorientierte Akte zusammenfügen. Das heißt es wird automatisiert eine zusammenhängende Sicht auf alle zu einem komplexen Geschäftsprozess zugehörigen Dokumente erzeugt. Prozesszusammenhänge lassen sich so einfach erkennen.

Höchste Datensicherheit

Akten beinhalten sehr sensible Daten, die in Papierform nur schwer zu schützen sind. Durch das ausgeklügelte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText können Rechte für Sichten und Zugriffe differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben werden. Das Enterprise Content Management cuSmarText genügt somit den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.

Spezielle Anwendungsgebiete

Das Enterprise Content Management cuSmarText ist fachbereichsübergreifend überall dort einsetzbar, wo mit Dokumenten gearbeitet wird. Für unterschiedliche Fachbereiche und Branchen, z. B. Personalbereich, Patentmanagement und Finanz-institute, die ABAKUS einsetzen, bietet die Circle Unlimited spezifische Best Practice-Ausprägungen.

Technische Aspekte

Das Enterprise Content Management cuSmarText trägt das Zertifikat „Powered by SAP NetWeaver“. Dies steht nicht nur dafür, dass diese Lösung modifikationsfrei zum SAP-Standard und im Enterprise-Portal ablauffähig ist, sondern auch nahtlos mit dem SAP-Standard zusammenarbeitet.

Um das Enterprise Content Management cuSmarText einsetzen zu können, wird im Regelfall kein neuer Server benötigt.