Optimales Zusammenspiel: Elektronische Personalakte und Contract Authoring

27.11.2008: Mit höchster Datensicherheit, revisionssicherer Archivierung und der permanenten Verfügbarkeit von Dokumenten bietet die Circle Unlimited AG die ideale Lösung für das Management elektronischer Personalakten auf SAP-Basis. Durch die Kombination mit Contract Authoring lassen sich zudem alle HR-relevanten Dokumente automatisiert erstellen und eine Vielzahl weiterer Funktionalitäten bewirkt eine große Zeit- und Kostenersparnis.

Als besonders nutzerfreundlich erweist sich dabei die Dokumentenablage, z. B. über die Drag & Drop-Funktion. So werden alle einen Mitarbeiter betreffenden Dokumente strukturiert und übersichtlich abgelegt sowie über Verknüpfung miteinander in Beziehung gesetzt, z. B. der Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters mit den Mietwagenverträgen für seine Dienstreisen. Die permanente und aktuelle Verfügbarkeit der Dokumente steigert dabei die Transparenz im Personalbereich und vereinfacht die Prozesse. Die Softwarelösung der Circle Unlimited lässt sich vollständig in das bestehende SAP System integrieren und nutzt die ArchiveLink-Schnittstelle, um die Dokumente revisionssicher abzulegen. Es werden keine zusätzlichen Server und Ressourcen benötigt.

cuContract Authoring unterstützt den Sachbearbeiter automatisiert bei der Generierung von Standarddokumenten oder Verträgen. So lassen sich schnell und bequem Vorlagen im MS-Word-Format erstellen. Damit hilft cuContract Authoring nicht nur Fehler zu minimieren, sondern bietet ebenfalls viel Potential, um Arbeitszeit einzusparen.

Weitere komfortable Funktionalitäten vereinfachen zudem die Arbeit mit der elektronischen Personalakte deutlich: Integrierte Scan-Funktionen ermöglichen ein einfaches Scannen der Unterlagen und die Zuordnung von Dokumenten zu einem Vertrag erfolgt über Barcodes. Mit Hilfe der Volltext- und Stichwortsuche lassen sich alle Dokumente der elektronischen Personalakte leicht finden. Die integrierte OCR-Erkennung hilft nicht nur charakterbasierte, sondern auch eingescannte Dokumente zu suchen.

Insbesondere die Datensicherheit ist bei den Personaldaten ein wichtiges Thema. Diese sensiblen Daten werden durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystems von cuContract optimal geschützt. Änderungen der Zugriffrechte sind dabei zu jeder Zeit möglich.

cuContract inkl. Contract Authoring – Alle Funktionen auf einen Blick

• Höchste Datensicherheit durch besonderes Sicherheitskonzept
• Revisionssichere Archivierung der Daten sowie strukturierte Ablage
• Contract Authoring: Textbibliothek/- generierung innerhalb von SAP
• Volltextsuche von charakterbasierten und gescannten Dokumenten
• OCR-Erkennung und MS Office-Integration
• Verknüpfung von zusammengehörenden Verträgen