Aufgaben einfach erstellen und zuweisen: Task Management als neues Highlight in cuContract

12.03.2009: Mit dem neu integrierten Task Management unterstützt die aktuelle Version von cuContract die betriebsinterne Aufgabenverteilung und macht diese deutlich effizienter. Das Tool ist jetzt standardmäßig in der SAP-basierten Vertragsmanagementlösung der Circle Unlimited AG enthalten und ermöglicht es, Aufgaben (Tasks) frei zu definieren und diese den zuständigen Mitarbeitern zuzuweisen und per E-Mail zu versenden – auch außerhalb des SAP-Systems.

Das Task Management ist ein transparentes Nachrichtensystem zur projektinternen Aufgabenverteilung. Die erstellten Tasks erscheinen dabei automatisch in den ToDo-Listen der beteiligten Personen, womit sichergestellt ist, dass wichtige Aufgaben stets im Fokus des Adressaten bleiben und somit termingerecht bearbeitet werden. Zudem erfolgt die Übermittlung der Arbeitsaufträge schnell und unkompliziert und der interne Organisationsaufwand wird deutlich verringert

Das Hinterlegen einer Aufgabe erfolgt dabei über eine übersichtliche Eingabemaske. So kann ein Mitarbeiter beispielsweise damit beauftragt werden, bis zu einem bestimmten Termin die Vertragskonditionen eines speziellen Vertrags zu überprüfen. Dazu können über die Maske längere Bemerkungen, die Bearbeitungsfrist und Priorisierung der Aufgabe eingegeben und eine Wiedervorlagefunktion aktiviert werden. Diverse Felder zum zuordnen verschiedener Status und Rollen, wie Ersteller, Bearbeiter etc., stehen ebenfalls zur Verfügung.

Sollte der Empfänger eine Aufgabe ablehnen oder nicht rechtzeitig bearbeiten, wird der Ersteller automatisch informiert. Bei Bedarf kann über einen Eskalationsmechanismus eine automatische Benachrichtigung an den Vorgesetzten erfolgen. Ist ein Task erledigt, wird er beim Aktualisieren der ToDo-Liste automatisch gelöscht. Ersteller und Kunde können – soweit erforderlich – automatisch darüber benachrichtigt werden.

Alle Änderungen an einem Task werden in einem Protokoll festgehalten und lassen sich in einer Übersicht anzeigen. Bearbeitete Aufgaben werden aufgezeichnet und können über Reports nachgeprüft werden. Somit ist eine umfassende Kontrolle gewährleistet, denn es bleibt stets nachvollziehbar, wer wann welche Aufgabe erledigt hat.