Universitätsmedizin Mainz und Circle Unlimited AG gemeinsam beim BME-Forum "IT-Einkauf"

21.05.2010: „Transparenz durch Vertragsmanagement in der IT-Beschaffung“ - Dies war das Leitmotiv des gemeinsamen Vortrags am 20.05.2010 beim BME-Forum „IT-Einkauf“ in Frankfurt. Christian Drees, Leiter Einkauf und Logistik der Universitätsmedizin Mainz, und Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG, referierten über die rechtlichen und wirtschaftlichen Gründe für die Einführung eines Vertragsmanagements und gaben Tipps für eine erfolgreiche Einführung am Beispiel der Universitätsmedizin Mainz.

Bereits vor über 2 Jahren hatte der Vorstand der Universitätsmedizin Mainz, zu der 60 Kliniken und Institute mit jeweils eigenen Chefs gehören, die Notwendigkeit erkannt, ein einheitliches, unternehmensweites Vertrags­manage­ment zu implementieren. War zunächst nur von „einem“ Vertragsmanagement die Rede, so wurde nach Einbeziehung des Einkaufs und der IT schnell klar, dass das Ziel nur die Einführung eines SAP-integrierten Vertragsmanagements sein kann, um Datenredundanzen zu vermeiden, SAP-Stamm- und Buchungsdaten nutzen, Beziehungen zu SAP-Objekten herstellen und Schnittstellen vermeiden zu können.

Neben dem inhaltlichen Fokus auf die Transparenzsteigerung und den damit einhergehenden Kosteneinsparungen, legten die beiden Referenten ihre Schwerpunkte auf die Darstellung der funktionalen Unterstützung des Einkaufs durch ein Vertragsmanagement-System während des gesamten Vertragslebenszyklusses - von Beginn der Vertragsanbahnungsphase, über die Phase des Vertragscontrollings, bis hin zur geordneten Vernichtung am Ende des Lebenszyklusses. Dabei helfen Funktionen wie z. B. die automatisierte Aufgabenerstellung, -verteilung sowie -erinnerung, automatisierte Genehmigungsprozesse, die Termin- und Fristenüberwachung, Alerts mit Benachrichtigung über Schwellwertüberschreitungens sowie Analysen und Reportings etc.

Zum Abschluss gaben Herr Drees und Herr Grötsch noch wertvolle Tipps zur erfolgreichen Einführung eines Vertragsmanagements im Unternehmen.

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