Dokumentenmanagement Software in SAP integriert und transparent

Das DMS führt zu jedem Vorgang eine elektronische Akte, in der übersichtlich alle Dokumente, Verträge und Informationen zu einem Vorgang gespeichert werden – ganz egal, ob diese gescannt oder bereits digital im System vorliegen. Daraus ergeben sich eine Reihe von Vorteilen: Im ersten Schritt führt der Einsatz eines Dokumentenmanagements durch die elektronische Ablage und Archivierung zum „papierlosen Büro“ und reduziert damit Büro-, Lager-, Papier- und Registraturkosten. Zweitens ist die digitale Akte die zentrale Informationsstelle. Da die Informationen zentral abgelegt sind, können alle Mitarbeiter diese unternehmensweit ohne zeitliche Verzögerungen aufrufen oder mithilfe diverser Suchfunktionalitäten recherchieren. Dies steigert die Effizienz und optimiert infolgedessen die Reaktionszeiten.

Eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit Dokumenten spielt der Aspekt der Compliance. Unternehmenseigene Anforderungen sind leicht mit einem DMS sichergestellt, wie z. B. die Festlegung von Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechten sowie das Vier-Augen-Prinzip bei der Erstellung von Dokumenten. Aber auch bei der Einhaltung externer Compliance-Anforderungen unterstützt cuSmarText. Alle Dokumente und Informationen werden revisionssicher archiviert und auch auf gesetzliche Bestimmungen wie DSGVO oder IFRS geht die Lösung ein.

Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen häufig einen großen Anteil ihrer Arbeitszeit damit, immer wieder die gleichen Dokumentarten zu erstellen, Daten aus dem SAP- oder ERP-System herauszusuchen, auszudrucken und zu versenden. Mit der automatischen Dokumentenerstellung von cuSmarText können Dokumente aller Art wie Verträge, Faktura, Anschreiben, Zeugnisse, Formulare, Antworten etc. als Einzel- oder Serienbrief sowie auch für die Massenerzeugung automatisch und individualisiert generiert werden. Auch die Erzeugung von gestalteten E-Mails ist möglich – all dies direkt aus jeder Funktion des SAP-Systems und MS-Office heraus.

Die Vielzahl an unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente (weit über 9.000, gemäß Arbeitskreis Datenschutz des DSAG) im Blick zu behalten stellt eine große Herausforderung dar. Doch dank der Termin- und Fristenkomponente in cuSmarText lassen sich für jede Akte Sperr- und Löschfristen festlegen – sowohl automatisch, regelbasiert oder individuell für einzelne Dokumente. Der besondere Vorteil hierbei: ist eine Aufbewahrungsfrist für ein Dokument erreicht kann automatisiert dessen Löschung angestoßen werden oder, falls gewünscht, dem berechtigten Mitarbeiter zur Prüfung vorgelegt werden. Dieses Verfahren gibt den Verantwortlichen die Sicherheit, nur die Daten vorzuhalten für die es berechtigt ist – nicht mehr und nicht weniger.

Die Dokumentenmanagement Software cuSmarText ist vollständig in SAP-Systeme integriert. So managet es Dokumente nicht nur für sich allein, sondern bildet diese im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen etc. konsistent und transparent ab.

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme ergänzen sich cuSmarText und die Microsoft-Produkte perfekt. So können die abgelegten Dokumente und Informationen direkt aus MS-Office-Anwendungen heraus in der Akte abgelegt werden. Eine wichtige Funktionalität des DMS ist auch das revisionssichere Management und die ordnungsgemäße Archivierung von E-Mails – mit nur einem Klick, samt aller Textformatierungen und Anhänge.

cuSmarText ist fachbereichsübergreifend überall dort einsetzbar, wo mit Dokumenten gearbeitet wird. Für unterschiedliche Fachbereiche, z. B. Personal, Recht, Einkauf, Vertrieb, Patentmanagement, bietet valantic Enterprise Solutions spezifische Best-Practice-Konzepte der Lösung. Sie lässt sich auch optimal als Datenschutzmanagementsystem (DSGVO) einsetzen. Hierzu bietet die Lösung neben Vorgangsakten, Checklisten und einer automatisierten Korrespondenz eine zuverlässige Abwicklung von Betroffenen-Anfragen, da die Informationen nur einen Klick entfernt für den zuständigen Mitarbeiter vorliegen.