Digitale Personalakte Software – in SAP-Systeme integriert, sicher & transparent

Zu jedem Mitarbeiter und Vorgang wird in cuSmarText HR eine elektronische Akte geführt. Diese enthält übersichtlich alle personalbezogenen Dokumente und Verträge, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Kopien amtlicher Urkunden und sonstige Unterlagen.

Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM (Human Capital Management) können Sie die elektronische Akte aufrufen und haben so ohne Systembruch alle wichtigen Informationen, auf einen Blick verfügbar.

Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich alle Dokumente in der elektronischen Akte leicht auffinden. Dies gilt nicht nur für charakterbasierte, sondern auch für eingescannte Unterlagen, welche sich dank integrierter OCR-Erkennung durchsuchen lassen.

Die digitale Personalakte Software cuSmarText HR bietet darüber hinaus den integrierten cuDocument Builder, mit dem sich sowohl Dokumente für den Standardschriftverkehr, z. B. Bescheinigungen, Briefe, Formulare, Zeugnisse und Beurteilungen aber auch Arbeitsverträge automatisch im Microsoft-Office- oder PDF-Format generieren, versenden und archivieren lassen. Auch das Erstellen von gestalteten E-Mails ist möglich – all dies direkt aus jeder SAP- und MS-Office-Funktion heraus.

Hierzu erstellt der Personalbereich Vorlagen, in denen der Aufbau und die Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentenarten festgelegt werden. Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen muss der Sachbearbeiter nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage bestätigen und ggf. Platzhalter manuell ersetzen.

Um den Überblick über die vielfältigen Aufbewahrungsfristen, Vertragslaufzeiten und Aufgaben zu behalten ist ein Termin- und Fristenmanagement unentbehrlich. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Bearbeitungs- und Entscheidungswege eingehalten und Vorgänge in optimaler Weise abgearbeitet werden. Der integrierte Ereignis-Agent von cuSmarText HR stellt rechtzeitig die fällig werdenden Termine fest und informiert den verantwortlichen Mitarbeiter per E-Mail oder per Eintrag in der To-Do-Liste. Zusätzlich können auch weitere Folgeverarbeitungen automatisiert angestoßen werden.

Die elektronische Personalakte Software cuSmarText HR ist vollständig in SAP-Systeme integriert und somit schnittstellenfrei. So ist die digitale Personalakte beispielsweise mit den Standardmodulen wie SAP HCM, SAP Maßnahmenmanagement etc. prozessmäßig verbunden und kann aus jeder SAP-Funktion – auch direkt aus personalwirtschaftlichen Transaktionen wie dem Bewerber- oder Seminarmanagement – heraus aufgerufen werden. Durch die Integration werden Informationen nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet.

Die Lösung ist außerdem vollständig kompatibel mit SAP S4/HANA. Diese Technologie ermöglicht eine wesentlich schnellere Datenbereitstellung, insbesondere bei komplexen Berechnungen. Die Dokumentenmanagement Prozesse können so weiter beschleunigt werden und Ihr Unternehmen ist für die Zukunft gerüstet.