Personalakte

Digitale Personalakte in SAP-Systeme integriert - sicher und transparent

cuSmarText HR ist die beste elektronische Akte für die Personalabteilung. Sie managt alle Dokumente der Personalakte digital und stellt sie den Anwendern so jederzeit aktuell, zentral und unternehmensweit zur Verfügung.

Vielseitige Funktionalitäten automatisieren die Prozesse im Personalbereich: einfache Suchfunktion, automatisierte Dokumentenerstellung, intuitiv nutzbare Weboberfläche, individuell definierbare Zugriffsrechte, direkte Anbindung an das SAP-System u. v. m.

cuSmarText HR bietet darüber hinaus eine automatisierte Dokumentenerstellung. Mit dieser lassen sich neben Arbeitsverträgen und Serienbriefen z. B. auch Zeugnisse für Mitarbeiter erstellen. Hierfür wählt der berechtigte Mitarbeiter einfach aus vordefinierten Textpassagen aus. Zusammen mit den vorhandenen Daten im System entstehen so standardisierte und dennoch personalisierte Dokumente.

Die digitale Personalakte lässt sich auch problemlos stationär oder mobil von Smartphone und Tablet aufrufen und bearbeiten – unter Einhaltung höchster Datenschutz-Richtlinien.

Weitere Informationen

Die digitale Personalakte in der Anwendung

SAP-Oberfläche: Personalakte anzeigen

Die digitale Personalakte in der Anwendung

Weboberfläche

Die digitale Personalakte in der Anwendung

Digitale Personalakte in der gewohnten MS Word-Oberfläche öffnen und bearbeiten ohne das SAP-System zu verlassen

Videostatement

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Hamburger Hochbahn AG, Dinah Chebib zur digitalen Personalakte

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Vorteile der Personalakte

  • Zentrale Verfügbarkeit der Dokumente in digitalisierter Personalakte
  • Höchster Schutz sensibler Daten
  • Weniger Papierberge
  • Entlastung der Personalarbeit durch Automatisierung
  • Gleichzeitiger Zugriff der Mitarbeiter auf eine Akte – auch mobil
  • Schnelle Suche per Volltext
  • Einfache Handhabung auch ohne SAP-Kenntnisse
  • Schnelle Einführung

cuSmarText HR im Überblick

  • Strukturierte Ablage in der digitalen Personalakte
  • Direkter Zugriff aus SAP HCM
  • SAP HANA-fähig
  • Optimierte Suche per Volltext
  • Ausgefeiltes Berechtigungssystem
  • Automatische Dokumentengenerierung für Bescheinigungen, Verträge u. v. m.
  • Dokumenten-Scan direkt am Arbeitsplatz mit Barcode-Unterstützung
  • E-Mail-Übernahme aus MS Outlook und IBM Notes
  • Termin- und Fristenmanagement
  • Automatisierte Freigabe- und Genehmigungsworkflows
  • 100% SAP- und Microsoft-integriert
  • Für jeden die richtige Benutzeroberfläche – SAP, Web, App

Die wichtigsten Funktionen von cuSmarText HR

Strukturierte Ablage der digitalen Personalakten

Zu jedem Mitarbeiter und Vorgang wird in cuSmarText HR eine elektronische Akte geführt. Diese enthält übersichtlich alle personalbezogenen Dokumente und Verträge, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Kopien amtlicher Urkunden und sonstige Unterlagen.

Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM (Human Capital Management) können Sie die elektronische Akte aufrufen und haben so ohne Systembruch alle wichtigen Informationen, auf einen Blick verfügbar.

Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich alle Dokumente in der elektronischen Akte leicht auffinden. Dies gilt nicht nur für charakterbasierte, sondern auch für eingescannte Unterlagen, welche sich dank integrierter OCR-Erkennung durchsuchen lassen.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Mithilfe der Lösung cuSmarText HR und dem integrierten cuDocument Builder lassen sich sowohl Dokumente für den Standardschriftverkehr, z. B. Bescheinigungen, Briefe, Formulare, Zeugnisse und Beurteilungen aber auch Arbeitsverträge automatisch im Microsoft-Office- oder PDF-Format generieren, versenden und archivieren. Auch das Erstellen von gestalteten E-Mails ist möglich – all dies direkt aus jeder SAP- und MS-Office-Funktion heraus.

Hierzu erstellt der Personalbereich Vorlagen, in denen der Aufbau und die Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentenarten festgelegt werden. Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen muss der Sachbearbeiter nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage bestätigen und ggf. Platzhalter manuell ersetzen.

Termine und Fristen im Blick

Um den Überblick über die vielfältigen Aufbewahrungsfristen, Vertragslaufzeiten und Aufgaben zu behalten ist ein Termin- und Fristenmanagement unentbehrlich. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Bearbeitungs- und Entscheidungswege eingehalten und Vorgänge in optimaler Weise abgearbeitet werden. Der integrierte Ereignis-Agent von cuSmarText HR stellt rechtzeitig die fällig werdenden Termine fest und informiert den verantwortlichen Mitarbeiter per E-Mail oder per Eintrag in der To-Do-Liste. Zusätzlich können auch weitere Folgeverarbeitungen automatisiert angestoßen werden.

Direkter Zugriff aus SAP HCM und SAP S4/HANA-Fähigkeit

Die Software cuSmarText HR ist vollständig in SAP-Systeme integriert und somit schnittstellenfrei. So ist die digitale Personalakte beispielsweise mit den Standardmodulen wie SAP HCM, SAP Maßnahmenmanagement etc. prozessmäßig verbunden und kann aus jeder SAP-Funktion – auch direkt aus personalwirtschaftlichen Transaktionen wie dem Bewerber- oder Seminarmanagement – heraus aufgerufen werden. Durch die Integration werden Informationen nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet.

Die Lösung ist außerdem vollständig kompatibel mit SAP S4/HANA. Diese Technologie ermöglicht eine wesentlich schnellere Datenbereitstellung, insbesondere bei komplexen Berechnungen. Die Dokumentenmanagement-Prozesse können so weiter beschleunigt werden und Ihr Unternehmen ist für die Zukunft gerüstet.

Haben Sie fragen zu den Lösungen?

+49 40 55487-483

sales(at)cuag.de