Mobiles Dokumenten- und Vertragsmanagement

Mobile Devices prägen heute unseren Alltag. Mit ihnen sind wir überall erreichbar und Informationen jederzeit schnell im Internet oder über eine App abrufbar. Die Nutzung von speziellen Business Apps zur Optimierung von SAP-System-basierten Unternehmensprozessen steckt hingegen bei vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Dies liegt meist daran, dass Apps bislang keine ausreichende Integration ins ERP-System boten und Sicherheitskonzepte nicht ausgereift waren.

Schon sehr viel länger spielt die E-Mail- Anwendung im Geschäftsalltag eine zentrale Rolle. Werden damit doch Termine, Aufgaben und Kontakte verwaltet und vor allem Informationen ausgetauscht. Diese beziehen sich meist auf Vorgänge oder Daten, die in mittelständischen und Großunternehmen in ERP-Systemen wie SAP gemanagt werden. Ein ständiges Hin- und Herspringen zwischen E-Mail- Anwendung und dem SAP-System ist unvermeidbar.

cuConnect macht jetzt Mobile Devices sowie MS Outlook und IBM Notes „onthe- fly“ zum Portal für Inhalte aus dem SAP-System – bei höchster Datensicherheit.

Auch Personal Information Manager (PIM), wie MS Outlook und IBM Notes, erhalten mit cuConnect eine direkte Verbindung cuConnect zum SAP-System. Wenn Sie also morgens Ihre E-Mail-Anwendung öffnen, werden Sie hierüber per Single- Sign-on auch an den SAP-Systemen angemeldet. Über die integrierte Freitextsuche können Sie nun alle Inhalte aus den SAP-Systemen (Objekte und zugehörige Transaktionen) ganz einfach durchsuchen – ohne Outlook oder IBM Notes verlassen zu müssen.

Mit einem Klick kann auch die automatische Suche nach Daten aus dem SAP-System zum Absender, Betreff oder zu markierten Wörtern der aktuell geöffneten E-Mail gestartet werden. Die Suchergebnisse werden Ihnen dann direkt in Outlook oder IBM Notes angezeigt.

Vergleichbar ist die Ergebnisliste mit der einer Google-Suche – fahren Sie mit der Maus über einen Eintrag, finden Sie in einer Schnellübersicht alle wichtigen Informationen. Wenn Sie weitere Informationen einsehen möchten, gelangen Sie per Klick in die SAP GUI, ohne dass hierfür eine erneute Anmeldung am SAP-System notwendig ist. Soll das SAP GUI gar nicht mehr in Erscheinung treten, kann optional die Web-Oberfläche genutzt werden.

D. h. bei Erhalt einer E-Mail bezogen auf einen Lieferanten kann automatisiert der Lieferantenstamm oder im Personalwesen der Personalstammsatz zu einer Bewerbungsmail oder Mitteilung eines Mitarbeiters aufgerufen werden. Gleiches ist selbstverständlich für Rechnungen und zugehörige Bestellungen, Verträge oder Buchungen sowie alle weiteren üblichen Szenarien möglich.

cuConnect optimiert auch den Freigabeund Genehmigungsworkflow. Soll ein Vorgang, Dokument etc. im SAPSystem freigegeben werden, erhält der Verantwortliche eine E-Mail aus dem SAPSystem mit der Aufforderung zur Prüfung und Freigabe. Diese Mail enthält einen Link zu dem SAP-Objekt, sodass aus der E-Mail-Anwendung direkt dorthin navigiert werden und die Freigabe oder Ablehnung schnell erfolgen kann.

Ihre Manager und Mitarbeiter können mit cuConnect auf allen gängigen Smartphone-Plattformen (Android, BlackBerry, iOS etc.) und Tablet-PCs Inhalte aus den SAP-Systemen wie Vertragsdaten und Bestellungen einsehen. Zudem können sie mobil jederzeit Freigaben erteilen oder Reportings und To-Do-Listen aufrufen. Sämtliche Daten werden dabei in Echtzeit aus den SAP-Systemen ermittelt und nach mobiler Bearbeitung dort auch aktualisiert gespeichert – nicht auf dem mobilen Endgerät.

Mit cuConnect bleiben Ihre Manager und Mitarbeiter so weltweit zentral im Prozess eingebunden und sind jederzeit auskunfts- und handlungsfähig, auch wenn kein Rechner mit Zugang zum Unternehmenssystem zur Verfügung steht. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv nutzbar und setzt damit kein SAP-Knowhow voraus.

Sämtliche E-Mails aus MS Outlook und IBM Notes können mit nur einem Klick im Original, d. h. inkl. der Anhänge und Formatierungen, per Drag & Drop ins SAP-System übernommen, den zugehörigen Objekten zugeordnet und archiviert werden.

Für den Fall, dass solche Elemente später bspw. für SAP Enterprise Search bzw. SAP TREX durchsuchbar sein sollen, bietet cuConnect eine integrierte Maschinenschrift-Erkennung (OCR) für Bildmaterial, Grafiken etc. und auch eine Handschriftenerkennung (ICR).

cuConnect ist eine komplett eigenständig nutzbare Lösung, die unabhängig von weiteren Angeboten von valantic Enterprise Solutions einsetzbar ist. Zusätzlich zum SAP-System lässt sich cuConnect selbstverständlich aber auch besonders gut mit dem Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement der cuConnect – Mobiles Dokumenten- und Vertragsmanagement valantic Enterprise Solutions oder aber bspw. mit MS Office und MS SharePoint kombinieren.

Bei jedem Zugriff auf die Daten im ERPSystem durch die E-Mail-Anwendung oder das Mobile Device kommt die komplexe Zugriffs- und Berechtigungsstruktur von cuConnect auf Basis des SAPBerechtigungskonzepts zum Tragen. So hat jeder Anwender nur auf die Daten Zugriff, für die er berechtigt ist.

Höchste Sicherheitsstandards sind zudem beim mobilen Zugriff dadurch gewährleistet, dass die Kommunikation mit den SAP-Systemen verschlüsselt erfolgt und keine Unternehmensdaten auf den mobilen Endgeräten gespeichert werden.

Darüber hinaus ist ein zertifikatbasiertes Single-Sign-on möglich – das heißt mit der einmaligen Anmeldung am Smartphone ist auch der Zugang zur Anwendung unmittelbar hergestellt. cuConnect genügt damit den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.