Datenschutzmanagement
Das Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, denn sie müssen nicht nur sicherstellen, dass personenbezogenen Daten ausschließlich bestimmungsgemäß gespeichert und verwendet werden, sondern auch dem Betroffenen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Doch wie lassen sich die Anforderungen umsetzen ohne gleichzeitig Mehrarbeit für die Mitarbeiter zu schaffen oder bestehende Prozesse unnötig zu verlangsamen? Eine Datenschutz-Software ist hier ein lohnender Schritt. Damit haben Unternehmen alle Bestimmungen der DSGVO im Griff – einfach, automatisiert und zuverlässig.
Das Datenschutzmanagementsystem cuSmarText DSGVO unterstützt Unternehmen bei der Organisation, Dokumentation und Verwaltung von Maßnahmen zur Datensicherheit. Neben der zuverlässigen Abwicklung von Betroffenenanfragen bietet die Lösung weitere Services wie Vorgangsakten, Checklisten und eine automatisierte Korrespondenz, um Mitarbeiter beim Datenschutzmanagement weiter zu entlasten.
Zwischen der Entgegennahme und Beantwortung einer Betroffenenanfrage liegt oft eine Vielzahl an Abläufen – beispielsweise eine Aufgabe erstellen und im Team zuweisen, die passenden Unterlagen zum Fall heraussuchen oder ein Antwortschreiben aufsetzen. Unterstützung gibt hier das Datenschutzmanagement cuSmarText DSGVO mit maschinell gestützten Workflows und einem Task-Management, mit dem sich Aufgaben leicht erstellen und an die Mitarbeiter delegieren lassen.
Zu jedem Vorgang führt die Software dabei eine digitale Dokumentation als Basis für das Verfahrensregister. Dieses enthält übersichtlich alle Informationen zur Anfrage, wie Emails, Dokumente, Schriftverkehr. Hierbei haben verschiedene berechtigte Abteilungen eines Unternehmens gleichzeitig Zugriff und können so Anfragen noch schneller bearbeiten. Das Verfahrensregister nach DSGVO wir automatisch hieraus erstellt.
Auch gesetzliche Grundlagen und interne Verfahrensanweisungen lassen sich im Datenschutz Management System hinterlegen. So können die Mitarbeiter schnell prüfen wie lange personenbezogene Daten vorgehalten werden dürfen und unter welchen Bedingungen diese gesperrt oder gelöscht werden müssen. Alle Änderungen an den Datensätzen und Dokumenten werden revisionssicher dokumentiert und bleiben so auch nach Jahren nachvollziehbar.
Die integrierte automatisierte Dokumentenerstellung verkürzt Reaktionszeiten und erhöht die Qualität der Dokumente. Mit der Lösung generiert der Mitarbeiter beispielsweise automatisiert die Auftragsdatenverarbeiter-Vereinbarungen für Lieferanten und Kunden inkl. der Anlage zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Die Texte werden dabei automatisiert mit Daten aus dem Datenschutz Management System, dem SAP-System oder anderen Datenquellen befüllt. Dies ist besonders auch bei immer wiederkehrender Korrespondenz, wie Antwort- und Bestätigungsschreiben, eine enorme Hilfe, denn so bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
Mit cuSmarText DSGVO arbeiten Sie stets DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben. Möchte beispielsweise ein Mitarbeiter Einblick in seine digitale Personalakte nehmen wird einfach eine temporäre Leseberechtigung für die für ihn relevanten Informationen vergeben. Genauso können von vornherein in Abhängigkeit zur Funktion und Position der Mitarbeiter differenzierte Berechtigungen bis auf Feldebene vergeben und so festgelegt werden, wer welche Informationen einsehen, anlegen und bearbeiten darf.
Der Termin- und Fristen-Agent überwacht die Aufbewahrungsfristen und erinnert den Mitarbeiter rechtzeitig daran, Daten zu ändern oder zu löschen. So werden nur die Informationen gespeichert, die wirklich notwendig sind – nicht mehr und nicht weniger.
Die Datenschutz-Software entspricht bereits in ihrer Entwicklung den DSGVO-Vorgaben nach Privacy by Design sowie Privacy by Default – und hat so den maximalen Datenschutz als Grundeinstellung. Darüber hinaus bietet cuSmarText DSGVO ein detailliertes Zugriffs- und Berechtigungssystem sowie ein Fristenmanagement, das die rechtlich geltenden Aufbewahrungsfristen der Informationen überwacht und die Verantwortlichen rechtzeitig erinnert.
Die Datenschutz-Software ist in Microsoft- und SAP-Systeme integriert und lässt sich über eine Web-Oberfläche einfach bedienen.
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