Schnell, sicher, transparent

Digitale Unterschrift mit Signatursoftware in SAP

Unterschriften sind heutzutage häufig noch mit viel Papier und langwierigen Signaturprozessen verbunden. Verträge werden erst aufwändig ausgedruckt, verschickt, unterzeichnet und dann abgelegt bzw. gescannt. Diese aufwendigen Prozesse finden mit der digitalen Unterschrift ein Ende. Alle Schritte werden digital erledigt – ganz ohne Medienbrüche, Briefversand oder lange Wartezeiten.

Businessman Signing Digital Contract

Digitale Unterschrift erstellen – transparent & compliant

Die elektronische Signatur bietet einen großen Vorteil gegenüber der traditionellen Unterschrift auf Papier. Dabei stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung. Die Unterschrift wird entweder webbasiert über Zertifikate direkt online erstellt oder über Signaturpads oder Tablets ins digitale Dokument eingebracht.

Auch wenn digitale Unterschriften nicht mehr per Hand auf Papier geschrieben werden, garantieren sie ein Höchstmaß an Sicherheit. Europaweite Gesetzgebungen (§2 Nr. 1 und 2 des Signaturgesetzt, eIDAS) stellen strenge Ansprüche an Authentizität und Sicherheit der elektronischen Signaturen.

In Kombination mit der SAP-integrierten Vertragsmanagement Software cuContract ist die digitale Unterschrift der Schlüssel zu einem volldigitalisierten Prozess – von Vertragserstellung über Signatur bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Mockup zum Whitepaper Vertragsmanagement mit cuContract

Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract

Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract managt alle Vertragsarten während des gesamten Lebenszyklus revisionssicher und setzt dabei auch auf die digitale Unterschrift.

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Geschäftsmann unterschreibt digital auf Tablet

Software für digitale Unterschriften - Ihre Vorteile

  • Sicherstellung der Betroffenenrechte nach DSGVO
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit
  • Automatisierte Abwicklung von Betroffenenanfragen
  • Automatisierte Workflows zur Überprüfung, Berichtigung, Löschung von Daten
  • Automatisierte Dokumentenerstellung und Korrespondenz
  • Führung von Vorgangsakten inkl. Nachweise
  • Einhaltung der maximalen zulässigen Aufbewahrungsfristen
  • Revisionssichere Datenhaltung
  • Integration in MS Outlook
  • SAP ERP- und S/4HANA-integriert und zertifiziert

Signatursoftware im Überblick

  • Vollautomatisierter digitaler Prozess – von Dokumentenerstellung über elektronische Unterschrift bis hin zur revisionssicheren Ablage und Archivierung
  • Einhaltung lokaler und branchenspezifischer Standards (inkl. eIDAS).
  • Alle Signaturtypen (inkl. fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen)
  • Online und offline möglich
  • Einfache Unterschrift per Signaturpad, Tablet, Fingerabdruck oder komplett online
  • Vielfältige Anwendungsbereiche (Vertrieb, Personalabteilung, Rechtsbereich, Außendienst u.v.m.)
  • Vollständig in SAP integriert

Claudia Bock
Project Leader IT Coordination bei BSH Hausgeräte GmbH

„Im Rahmen der Digitalisierung unserer Vertriebsprozesse ist die digitale Signatur ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dank der technologieübergreifenden Beratung von valantic wurden Vertragsabschlüsse spürbar vereinfacht und beschleunigt - ob tabetbasiert oder per DocuSign.“

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Die wichtigsten Funktionen - Digitale Unterschrift erstellen

Traditionell wird ein Dokument oder ein Vertrag handschriftlich unterzeichnet. Dazu wird das digital erstellte Dokument ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und abgelegt. Der digitale Prozess wird somit für die Einholung der Unterschrift vollständig unterbrochen. Dies bedeutet einen Extra-Aufwand, kostet Zeit und damit Geld. Die digitale Signatur gewinnt daher immer mehr an Bedeutung. Denn nur so kann der Geschäftsprozess signifikant beschleunigt und die Ablage vereinfacht werden.

Unterschriftenprozess auf Papier

Unterschriftenprozess auf Papier

digitale Unterschrift mit Signatursoftware

Digitaler Unterschriftenprozess mit Signatursoftware

Digitale Unterschrift - Software mit zertifizierter Technologie

Mit einer Signaturlösung in Verbindung mit einer Vertrags- oder Dokumentenmanagement Software werden Dokumente gemäß Signaturgesetz mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Je nach Anwendungsgebiet und Anforderungen stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann die digitale Unterschrift per elektronischem Fingerprint erfolgen, mit dem Nachrichten verschlüsselt übertragen und sicher wieder entschlüsselt werden können. Zudem ist digitales Signieren über eine Online-Plattform möglich. Hier wird über ein speziell abgesichertes Verfahren eine eindeutige Signatur hinterlegt. Sehr etabliert ist zudem das Verfahren der biometrischen, handschriftlichen Unterschrift per Signaturpad oder Tablet. Anhand der biometrischen Parameter, die der Unterzeichner beim Leisten der Unterschrift abgibt, wird er gleichzeitig authentifiziert. Eine Fälschung der Unterschrift wird so sofort erkannt.

Mockup zum Whitepaper Dokumentenmanagement mit cuSmarText

Whitepaper: SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Die SAP Dokumentenmanagementsoftware (DMS) cuSmarText managt sämtliche Dokumente revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus und nutzt dabei auch die digitale Unterschrift.

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3 Gründe für den Einsatz von cuContract und cuSmarText mit Signaturfunktion

Anwendungsbereiche der digitalen Unterschrift

lächelnder Mann mit Tablet in der Hand

Die Einsatzbereiche der elektronischen Signaturen sind so vielfältig wie die Dokumente, die täglich in den verschiedenen Unternehmensabteilungen bearbeitet werden. Die digitale Unterschrift ist beispielsweise sinnvoll für den Vertrieb bei Auftragsannahmen, die Personalabteilung bei Anträgen und Bescheinigungen oder die Rechtsabteilung bei allen Verträgen oder Dokumenten, die nicht explizit die Schriftform erfordern. Das ist nur bei wenigen Verträgen gesetzlich vorgeschrieben. Außerdem sind alle Sicherheitsniveaus einsetzbar, von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Je nach Einsatzszenario lässt sich die elektronische Unterschrift online oder offline nutzen. Für Außendienstler bietet valantic zusätzlich Apps an, um das zu unterschreibende Dokument auf ein Tablet zu synchronisieren, offline die Unterschriften einzuholen und die unterschriebenen Dokumente dann später wieder in das Vertragsmanagement zu synchronisieren. Neben der Onlinevariante ist deshalb der Unterschriftenpad-Anbieter Signotec ein wichtiger Partner, um auch offline alle Möglichkeiten zur elektronischen Unterschrift auszuschöpfen. Über Pen-Pads oder Tablet-PCs können Nutzer wie gewohnt unterschreiben, digital signieren, Geschäftsprozesse optimieren, Personen authentifizieren und beweissichere Dokumente erstellen.

Einen weiteren unkomplizierten Einsatz von elektronischen Unterschriften bietet die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline verfügbar ist. Jeder Inhaber einer E-Mail-Adresse kann ohne Registrierung oder besondere Hardwareanforderungen an dem Verfahren teilnehmen. Der Unterzeichner wird per E-Mail informiert, wenn ein Dokument zur Unterschrift bereitliegt: Online das Dokument einsehen und prüfen, Unterschrift in das Dokument einsetzen oder die bereits gespeicherte Signatur freigeben – schon ist der Vorgang abgeschlossen.

Mockup zum Whitepaper Vertragsmanagement mit cuContract

Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract

Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract managt alle Vertragsarten während des gesamten Lebenszyklus revisionssicher und setzt dabei auch auf die digitale Unterschrift.

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Ihr Kontakt zu Fragen rund um die digitale Unterschrift in SAP

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der valantic Enterprise Solutions GmbH

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH