Vertragsmanagement Software – in SAP integriert, transparent & compliant

Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen häufig einen großen Anteil ihrer Arbeitszeit damit, immer wieder die gleichen Dokumentarten zu erstellen, Daten aus dem SAP- oder ERP-System herauszusuchen, auszudrucken und zu versenden. Mit der automatischen Dokumentenerstellung der Lösung können Dokumente aller Art wie Verträge, Faktura, Anschreiben, Zeugnisse, Formulare, Antworten etc. als Einzel- oder Serienbrief sowie auch für die Massenerzeugung automatisch und individualisiert im MS-Office-, PDF- (PDF/A-) oder anderen Druckformaten generiert werden. Auch die Erzeugung von gestalteten E-Mails ist möglich – all dies direkt aus jeder Funktion des SAP-Systems und MS-Office heraus.

Die Termin- und Fristenüberwachung gehört zu den Kernfunktionen im Vertragsmanagement und optimiert den Workflow zu jedem Zeitpunkt des Vertragslebenszyklus. Überwacht werden unter anderem Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen, Überschreitungen von Schwellwerten, Wiedervorlagen sowie Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen. Sobald die Vorlauffrist eines bestimmten Termins erreicht wird, können Folgeaktionen ausgeführt werden. Der verantwortliche Mitarbeiter erhält dann eine Nachricht per E-Mail und eine neue Aufgabe in der ToDo-Liste oder es wird eine entsprechende Folgeverarbeitung automatisiert angestoßen. Dies kann zum Beispiel die Verlängerung oder Kündigung des Vertrags sein.

Endlich einen richtigen Überblick über die Rechnungs-, Zahl- und Umsatzpläne im Unternehmen bekommen – mit einem Vertragsmanagementsystem kein Problem. Hierbei können sowohl der cuContract-eigene Rechnungsplan, in dem geplante Kosten oder Umsätze periodengerecht abgebildet werden, als auch die Rechnungspläne über die SAP-Module MM oder SD berücksichtigt werden. Dies gewährleistet, dass alle kosten- und umsatzrelevanten Verträge, aber auch Rechnungspläne aus Verträgen ohne Kostenzuordnungen, ausgewertet werden.

Der Rechnungsplan kann sowohl periodische Zahlungen als auch Einmalzahlungen aufnehmen. Außerdem ist es möglich, direkt aus der Rechnungsplanposition heraus Buchungen zu erzeugen. Um mögliche finanzielle Auswirkungen durchzuspielen, lassen sich hier sogenannte „Szenario-Beträge“ erfassen.

Eine Vertragsmanagement Software unterscheidet sich von einer einfachen Vertragsverwaltung und -ablage im Wesentlichen dadurch, dass es Vertragsdaten zur aktiven Überwachung und Beeinflussung der Geschäftsprozesse nutzbar macht und Unterstützung in vielen Bereichen bietet. Zu einem Vertrag im Vertragsmanagement sind direkt alle zugehörigen Informationen verfügbar, z. B. Beziehungen zu anderen Vereinbarungen oder Objekten, Rechnungspläne, Service Level etc. Welche Informationen zu einem Vertrag angelegt werden können, ist flexibel anpassbar. Zu einem Vertrag sind natürlich zusätzlich alle zugehörigen Dokumente zu finden. Alles befindet sich an einem Ort.

Die Vertragsmanagement Software cuContract ist zu 100% in SAP-Systeme integriert. Durch eine so tiefe Prozessintegration werden zahlreiche Szenarien denkbar. So kann die Software beispielsweise mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb, Einkauf u. v. m. prozessmäßig verbunden und aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufgerufen werden. Verträge werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet.

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme ergänzen sich cuContract und die Microsoft-Produkte perfekt. So können die abgelegten Dokumente und Informationen aus MS-Office-Anwendungen heraus aufgerufen, genutzt und bearbeitet oder mit einem Klick in der elektronischen Akte abgelegt werden – auch aus MS SharePoint ist dies bidirektional möglich.

Die Vertragsmanagement Software cuContract ist branchenübergreifend einsetzbar und steigert die Effizienz sowie Planungs- und Steuerungsfähigkeit in allen Unternehmensbereichen, die mit Vertragsdokumenten arbeiten. Von Personal, über Administration bis hin zu Recht und Controlling lassen sich durch die Digitalisierung der Prozesse enorme Einsparungspotenziale erzielen.