Digital, revisionssicher, jederzeit

SAP Dokumentenmanagement Software

Ein Dokumenten-Managementsystem (DMS Software) oder auch elektronische Ablage Software verwaltet mithilfe einer Datenbank alle Typen von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Dokumentenentstehung, Ablage und Nutzung bis hin zur strukturierten Vernichtung. Mit cuSmarText ist dies dank zahlreicher komfortabler Funktionen ohne großen Aufwand und ohne lange Einarbeitungszeit möglich. Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText spart viel Zeit und steigert die Transparenz und Effizienz jedes Unternehmens.

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Die Highlights der DMS Software cuSmarText

  • Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP-Systems heraus
  • DSGVO-konform
  • 100% Integration in MS Office und SharePoint
  • SAP ERP- und S/4HANA-fähig
  • Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
  • Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
  • Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook
  • Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
  • Integrierte Scan Funktion mit OCR-Texterkennung
  • Automatisierte Dokumenten- und E-Mail-Erstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung mit Nutzung von SAP-Daten
  • Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
  • Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
  • Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
  • Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
  • Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
  • barrierefrei
Mockup zum Whitepaper Dokumentenmanagement mit cuSmarText

Whitepaper: SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Die in SAP-Systeme integrierte Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) cuSmarText managt sämtliche Dokumente und alle zugehörigen Informationen revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus.

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Wichtige Funktionen der Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Businessman working on a laptop in an office at night

Dokumente einfach digital managen

Das SAP Dokumentenmanagement cuSmarText kann aus jeder Funktion im SAP-System heraus aufgerufen und an jeder beliebigen Stelle angebunden werden. Zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung stehen Unternehmensmitarbeiter*innen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Sie scannen Unterlagen bequem über die integrierte Scan-Funktion ‚on the fly‘, das heißt ohne vorherige Software-Installation, ein oder legen die Dokumente per Drag & Drop-Funktion in der elektronischen Akte ab.

Mit nur wenigen Klicks ist auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vorgang oder der Deckblattdruck mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt.

Per Volltextsuche im DMS System lassen sich alle abgelegten Dokumente, auch eingescannte, leicht und schnell auffinden.

Manuel Henkes
SAP Consultant HR/FI/CO bei Chocoladefabriken Lindt & Sprüngli GmbH

„Wir hatten cuSmarText bereits im Qualitätsmanagement im Einsatz. Die digitale Personalakte bietet viele Möglichkeiten. Sie ist zunächst voll SAP-integriert, es kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig auf eine Akte zugegriffen werden und der Zeitaufwand beim Suchen nach Akten entfällt. Toll ist auch das Feature, dass dank cuConnect Dokumente in Windows direkt an die Personalakte verschickt werden können.“

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Bild eines Computerbildschirms mit der Benutzeroberfläche von cuSmarText zum Dokumentenmanagement

Fristen, Termine und Genehmigungen sicher einhalten

Aufgaben, Genehmigungen und Freigaben, Termine und Fristen werden von cuSmarText automatisch überwacht. Das Dokumenten-Managementsystem informiert verantwortliche Mitarbeiter*innen rechtzeitig per E-Mail. Folgeverarbeitungen wie die automatische Gebührenstellung werden auf Wunsch automatisiert angestoßen.

Mit dem Aufgabenmanagement, das auch eine Eskalationsfunktion enthält, erstellen verantwortliche Mitarbeiter*innen leicht Ad-hoc- und Mehr-Schritt-Aufgaben zu Mandanten, Verträgen, Vorgängen und Umläufen. Alle Beteiligten erhalten automatisiert eine E-Mail mit Terminierung plus einer Erinnerung. Ist ein Verantwortlicher für die Freigabe abwesend, wird die Freigabeaufforderung automatisch an den Nächsten weitergeleitet.

Der Aufgabenersteller und Projektverantwortliche kann zu jeder Zeit den aktuellen Aufgabenstatus einsehen.

100-prozentige Integration von Microsoft-Anwendungen

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme ergänzen sich das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText und die Microsoft-Produkte perfekt. So können Dokumente und Informationen direkt aus MS-Office-Anwendungen heraus in der Akte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook mit nur einem Klick inklusive aller Anhänge und Formatierungen in die Akte importieren, aber auch aus der Akte über die E-Mail-Anwendung versenden.

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText durchsucht Inhalte aus dem SAP-System direkt aus der E-Mail-Anwendung. Ein Springen zwischen den Anwendungen ist nicht mehr nötig. Die Ergebnisliste mit Vorschau der Hauptinformationen – vergleichbar mit einer Google-Suche – wird direkt in Outlook angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder Objekte im SAP-System ist mit einem Klick getan.

Mit DMS Software Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen

Schnell und einfach funktioniert die automatische Dokumentengenerierung mit dem cuDocument Builder. Auch Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse erstellen damit Standarddokumente, aber auch Bescheinigungen, Zeugnisse und Verträge im MS-Office- oder PDF-Format.

Dabei werden Platzhalter manuell oder automatisiert gefüllt, wenn die Information bereits im SAP-System vorhanden ist. Auch die Generierung von gestalteten E-Mails ist möglich. Der cuDocument Builder minimiert somit Fehler und spart deutlich Arbeitszeit.

Infografik: SAP Dokumentenmanagement von Circle Unlimited – a valantic company

Dank DMS SAP System - Prozesszusammenhänge auf einen Blick

Das besondere Highlight der elektronischen Akte liegt in der Fähigkeit, dass sich Teilakten automatisiert und passend zu dem jeweiligen Vorgang als prozessorientierte Akte zusammenfügen. Es wird automatisiert eine zusammenhängende Sicht auf alle zu einem komplexen Geschäftsprozess gehörenden Dokumente erzeugt. Prozesszusammenhänge lassen sich so einfach erkennen.

DSGVO-Konformität mit Dokumentenverwaltung in SAP

Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText arbeiten Mitarbeiter*innen garantiert DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.

Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeitenden oder komplett eigenständig.

Bild eines Laptops, im Hintergrund eine Tasse Kaffee, SAP Dokumentenmanagement mit valantic

Spezielle Anwendungsgebiete

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText ist fachbereichsübergreifend überall dort einsetzbar, wo mit Dokumenten gearbeitet wird. Für Fachbereiche wie Personal, Recht, Einkauf, Vertrieb oder Patentmanagement bietet die Lösung anforderungsspezifische Best-Practices-Konzepte.

cuSmarText lässt sich auch optimal als Datenschutzmanagementsystem einsetzen. Hierzu offeriert die Lösung neben Vorgangsakten, Checklisten und einer automatisierten Korrespondenz eine zuverlässige Abwicklung von Betroffenen-Anfragen.

SAP Certified Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud

Technische Aspekte & Zertifikat der DMS Software

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, cuSmarText integriert sich nahtlos. Die Software ist ausgezeichnet mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“.

Mockup zum Whitepaper Dokumentenmanagement mit cuSmarText

SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText

Viele Unternehmen erstellen zeitaufwendig jeden Monat bestimmte Auswertungen. Warum dies nicht dem Dokumentenmanagement-System überlassen?

Mehr Informationen im SAP Dokumentenmanagement Whitepaper Mehr Informationen im SAP Dokumentenmanagement Whitepaper

Projektplan bei Einführung von cuSmarText

Die Implementierung der Dokumentenmanagement Software cuSmarText folgt klar definierten und auf den Kunden zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Experten wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live des Dokumentenmanagements.

Selbstverständlich stehen unsere Experten weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User verändern.

Roadmap mit Schritten des valantic Projektplans

Ihr Ansprechpartner zu SAP Dokumentenmanagement

Portrait von Stefan Heins, Geschäftsführer der valantic Enterprise Solutions GmbH

Stefan Heins

Geschäftsführer
valantic Enterprise Solutions GmbH