arvato systems führt Vertragsmanagement cuContract ein

Information Nr. CU_2005_P10030, Hamburg, 10.01.2005 - arvato systems, IT-Dienstleister der Bertelsmann Gruppe, hat vor wenigen Tagen das Vertragsmanagement cuContract der Circle Unlimited AG eingeführt. arvato systems, vertreten an Standorten in Europa, USA und Asien, betreibt in Gütersloh ein zentrales Rechenzentrum mit rund 800 Servern und Großrechnern, einen umfangreichen Serverpark sowie ca. 120 SAP-Systeme. Erklärtes Ziel der Einführung von cuContract zum Vertragsmanagement ist es, die bisherigen Lösungen in diesem Bereich für unterschiedliche Geschäftssparten zu vereinheitlichen und Synergien aus der Bündelung aller Informationen zur Prozessoptimierung und Kostensenkung zu erzielen.

In einer Rekordzeit von weniger als 1 Monat wurde das neue Release cuContract 4.0 installiert und fachlich wie technisch auf den neuen Einsatz zur produktiven Nutzung Anfang 2005 vorbereitet. Ein wesentliches Kennzeichen von cuContract im neuen Releasestand 4.0 ist die Plug & Play-Fähigkeit in unterschiedlichsten SAP-Umgebungen. Schon nach wenigen Stunden ist das System einsatzbereit, ohne das bisherige Funktionalitäten und Prozesse beeinträchtigt werden.

So kann schon quasi ad hoc das Prozessoptimierungs- und Einsparungspotential eines übergreifenden Vertragsmanagements ausgeschöpft werden. Hierzu gehört die Identifizierung von redundanten und überflüssigen Verträgen auf Knopfdruck, die optimale Transparenz über Vertragsvolumina, Vertragsobligo und -ausschöpfung, integrierte Fristenüberwachung und damit die totale Transparenz über bestehende Kunden- und Lieferantenbeziehungen.

Innerhalb des Vertragsmanagement werden auch alle im Zusammenhang stehenden Dokumente in Form von Elektronischen Akten geführt. So ist es auf Knopfdruck möglich, sämtliche mit Verträgen in Verbindung stehenden Dokumente und Unterlagen, webbasierend und auch über die klassische SAP-Oberfläche einzusehen, zu ändern bzw. zu ergänzen. Dieses alles kontrolliert nachvollziehbar, revisionssicher und abgestimmt auf die maßgeblichen internen Kontrollsysteme.

„Wir waren erstaunt, in welcher kurzen Zeit und wie problemlos wir das System in unsere SAP-Landschaft integrieren und die wesentlichen Einstellarbeiten durchführen konnten. Der technische Part der SAP-Einführung konnte so auf wenige Tage reduziert werden.“, so Oliver Hartkämper, Leiter des strategischen Controlling der arvato systems in Gütersloh.

In den nächsten Monaten wird sich arvato systems verstärkt auf die aktive Einbindung von cuContract in weitere kaufmännische Geschäftsprozesse konzentrieren. In einem weiteren Schritt ist für 2005 geplant, das komplette Software Lizenzmanagement auf Basis des cuContract mit Hilfe der weiterführenden Lösung cuLicense umzusetzen.

Die arvato systems GmbH ist ein Tochterunternehmen der arvato AG, dem globalen Mediendienstleister der Bertelsmann AG. An mehr als 10 Standorten in Europa, USA und Asien werden komplexe IT-Systeme entworfen und entwickelt sowie für ein große Anzahl von Kunden im Fullservice betrieben. Das zentrale Rechenzentrum in Gütersloh umfasst umfangreiche Großrechner-Installationen, einen Serverpark mit über 2.000 CPUs und rund 800 Servern sowie 120 SAP-Systeme mit einer 5-stelligen Anzahl von Nutzern.

cuContract und cuLicense stellen die führenden Produkte im Bereich des Vertrags- und Lizenzmangements innerhalb der SAP-Welt dar. Sie sind im Rahmen des SAP-Standards innerhalb weniger Tage einsatzfähig. Hierzu bedienen sich die Softwareprodukte modernster SAP-Netweaver Funktionen, einsetzbar ab Releasestand 4.6.c des SAP R/3-Systems oder höher