Automatisch und kinderleicht Dokumente generieren mit dem cuDocument Builder der Circle Unlimited AG

Information Nr. CU_2011_P10440 Hamburg, den 3. Januar 2011

Aus Daten werden Dokumente: Mit dem cuDocument Builder der Circle Unlimited AG lassen sich auf Basis von MS Word-Templates kombiniert mit SAP-Stammdaten automatisch Dokumente generieren. Entweder aus der Digitalen Akte cuSmarText oder der Vertragsmanagement Software cuContract heraus oder ab sofort auch unabhängig aus allen SAP-Stamm- und Bewegungsdaten wie Bestellungen, Aufträgen, Kontrakten, Projekten u.v.m.

Mit dem cuDocument Builder können Dokumente, aber auch Standardschreiben wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Kundeninformationen etc. automatisiert im MS Word-Format generiert und per E-Mail versandt werden. Hierzu erstellt der verantwortliche Fach- oder Rechtsbereich zuerst Vorlagen, in denen der Aufbau, die jeweiligen Abschnittsinhalte und ggf. die Stellen, an denen manuell oder regelbasiert Änderungen bzw. Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind, definiert werden. Der Sachbearbeiter muss später nur noch das im jeweiligen Bearbeitungsschritt vorgeschlagene Muster bestätigen oder auswählen. Eventuell vorhandene Platzhalter werden entweder manuell oder automatisiert durch die SAP Stammdaten ersetzt. Anschließend können die Dokumente über Standard Mechanismen wie z. B. BDS (Business Document Service), DVS (Dokumentenverwaltungssystem) oder RM (Records Management) archiviert und weiternutzbar hinterlegt werden. Die eigenen Reaktionszeiten sowie der Verwaltungsaufwand werden dank cuDocument Builder erheblich gesenkt und sämtliche Schreiben im Original-CI des Unternehmens erstellt – ohne Einschalten der IT.

Weitere Neuerungen
In der neuesten Version des cuDocument Builders kann festgelegt werden, ob bereits generierte Dokumente nachträglich noch geändert werden dürfen, es können Dokumente mit nachträglich änderbaren oder nicht mehr änderbaren Passagen (Clauses) erzeugt und einzelne Dokumenten-Variablentexte auch nachträglich automatisiert aktualisiert werden, wenn sich z. B. die damit verknüpften SAP-Stammdaten geändert haben.