Braunschweig IT organisiert Verträge mit cuContract der Circle Unlimited AG

Information Nr. CU_2008_P10180, Hamburg, 17.09.2008 - Die Braunschweig IT GmbH (B-IT), eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Öffentliche Versicherung Braunschweig, setzt auf die SAP-zertifizierte Vertragsmanagement Software cuContract der Circle Unlimited AG. In der ersten Projektphase werden zunächst rund 1.000 Verträge erfasst und organisiert. In erster Linie soll das zentrale Vertragsmanagement die Vertragsinhalte bündeln, die Anwender vor Beendigung von Verträgen und nahenden Kündigungsterminen warnen, sowie die Mitarbeiter beim Aushandeln von besseren Konditionen und Vergünstigungen unterstützen.

Im Rahmen eines Software-Auswahlprozesses entschied sich die B-IT für cuContract. Den detaillierten Anforderungskatalog der Key User aus Koordination und Controlling der B-IT konnte cuContract dabei vollständig erfüllen. Derzeit werden die vorhandenen Verträge in das neue System übernommen. Bis Ende des dritten Quartals 2008 werden alle Nutzer angebunden sein.

Zukünftig erhalten die Anwender beim Auslaufen von Verträgen oder nahenden Kündigungsterminen mit einer flexibel einstellbaren Vorlaufzeit Push-Informationen, die entweder per Kalendereintrag, per E-Mail oder per SMS zugestellt werden. Durch Bündelung von Vertragsvolumina wird das Aushandeln von verbesserten Konditionen und Vergünstigungen ermöglicht. Controlling, Geschäftsführung und Sekretariat können die Verträge nun kategorisieren, pflegen, archivieren und ihre Historie abbilden. Ein detailliertes Berechtigungssystem gewährleistet die Definition dedizierter Einsichts- und Bearbeitungsberechtigungen und ermöglicht so die mehrstufige Pflege von Verträgen und deren Unterpunkten je nach Personenkreis. Bestandsverträge können durch Einscannen und Worterkennung komfortabel in das neue System aufgenommen werden.

In der Vergangenheit wurden die Dienstleistungs-, Lizenz-, Einkaufs-, Verkaufs-, Providing- und Leasingverträge nicht zentral an einer Stelle gesammelt, sondern abhängig vom Inhalt entweder im Controlling, im Sekretariat oder weiteren Competence Centern aufbewahrt. Eine dezentrale Papier- und Dokumentenablage in Ordnern und Schränken führte zum Teil zu „doppelter Buchführung“ der Verträge und zu hohem Rechercheaufwand. Dieser Mangel ist jetzt durch ein zentrales Vertragsmanagement vollständig behoben.

„Wir sind mit dem Verlauf des Projektes sehr zufrieden. Die Implementierung von cuContract und der Produktivstart sind reibungslos verlaufen“, sagte Wolfgang Kercher von der Braunschweig IT/CC Zentrale Systeme. „Die Durchführung von Workshop und Customizing und die Schulung des Systems wurden von Circle Unlimited immer zusammen mit dem Projektteam durchgeführt. Dadurch war der Knowhow-Transfer zur Braunschweig IT in jeder Projektphase optimiert.“

Die Braunschweig IT GmbH betreibt als hundertprozentiges Tochterunternehmen alle IT-Systeme der Öffentliche Versicherung Braunschweig, die auch offizieller Referenzkunde der SAP AG ist und deren Systeme zum Teil als erste Versicherung in Deutschland nutzt. Die Öffentliche Versicherung wurde vor über 250 Jahren als Landesversicherungsanstalt gegründet und erfreut sich in der Region großer Beliebtheit. Über die Hälfte aller Einwohner im östlichen Niedersachsen ist Kunde bei dem renommierten Allspartenversicherer.