Circle Unlimited vereinfacht Arbeitsabläufe im Rechtsbereich

Hamburg, den 04. Juni 2012 – Die Circle Unlimited AG erleichtert mit cuSmarText Legal jetzt gezielt dem Rechtsbereich in Unternehmen und Organisationen die Arbeitsabläufe. Die fachbereichsspezifische Lösung für das Dokumentenmanagement ermöglicht die übersichtliche Bearbeitung und revisionssichere Ablage der papierbasierten sowie elektronischen Dokumente in einer digitalen Akte. cuSmarText Legal ist dabei zu hundert Prozent in SAP, MS Office und SharePoint integriert, über die Web- oder SAP-Oberfläche zu bedienen und sicher über Mobile Devices, wie Smartphones und Tablet-PCs, verfügbar. Ein detailliertes Berechtigungs- und Zugangssystem schützt die teils hoch vertraulichen Dokumente.

„Die Fachabteilungen haben Nachholbedarf bei der Digitalisierung von Dokumenten. Die Wirklichkeit hängt hier oftmals dem gefühlten Status hinterher. Den Entscheidern ist aber die Notwendigkeit und der Bedarf an digitalen Vorgängen bewusst und die elektronische Akte für viele ein Muss“, erklärt Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG. „Unser Ziel ist es, mit cuSmarText Legal die Papierflut im Rechtsbereich auf das Notwendigste zu reduzieren und den Anwendern durch digitale Prozesse ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Zudem unterstützen wir die Fachabteilung dabei, die geforderte rechtliche und organisatorische Transparenz zu schaffen“, ergänzt Grötsch.

In der digitalen Vorgangsakte bearbeiten, ablegen und archivieren
Speziell für den Rechtsbereich bietet cuSmarText Legal vordefinierte Aktenarten, wie Mandanten- und Markenakten, mit einer übersichtlichen, individuell anpassbaren Aktenstruktur. Dabei lassen sich die Akten anlegen, auch wenn die Mandanten, Geschäftspartner oder Einzelpersonen nicht in das ERP-System, wie SAP, eingepflegt sind. Sämtliche Dokumente, wie beispielsweise Gerichtsakten, Verträge, E-Mails und Bilder zu einem Vorgang können revisionssicher, per Drag&Drop, abgelegt und archiviert werden. Unabhängig davon, ob der Zugriff auf die Dokumente über mobile Endgeräte oder Desktop-PC geschieht, cuSmarText Legal protokolliert stets revisionssicher, wer wann was an einem Dokument geändert hat.

Das Scannen der papierbasierten Unterlagen geschieht über eine integrierte Scan-Funktion. Dateien können unmittelbar in den Bildformaten TIFF und JPEG sowie als PDF- beziehungsweise PDF/A-Dokumente erstellt werden. Aufgrund der hundertprozentigen Microsoft-Integration haben die Anwender die Möglichkeit, die Dokumente und Informationen direkt in der digitalen Akte mit der gewohnten MS-Office-Anwendung zu bearbeiten und als neue Version abzulegen. Dabei ist es von Beginn des Dokumentenentstehungsprozesses an möglich, einzelne Zwischenschritte und zugehörige Annotationen, Nebenprotokolle und vieles mehr mit abzulegen – so beispielsweise bei einem Vertragsabschluss mit Geschäftspartnern, wie Kunden und Lieferanten, oder mit Mitarbeitern. Auch ist es möglich, die Dokumente mit einem Barcode zu versehen, um sie später leicht einem Mandat und einer Akte zuordnen zu können.

Termin- und Fristenüberwachung
Termine und Fristen lassen sich mit cuSmarText Legal automatisch überwachen (Fristenmanagement). Der verantwortliche Mitarbeiter wird rechtzeitig per E-Mail informiert oder eine entsprechende Folgeverarbeitung angestoßen, wie beispielsweise die automatische Gebührenstellung. Mit dem Task Management (Aufgabenmanagement) einschließlich Eskalationsfunktion kann der Anwender für sich selbst und andere Beteiligte Ad-hoc- und Mehr-Schritt-Aufgaben beispielsweise zu Mandanten, Verträgen, Vorgängen und Umläufen erstellen.

Beschleunigte Prozesse
Sämtliche in der Rechtsabteilung digital abgelegte Dokumente lassen sich mit cuSmarText Legal per Volltextsuche durchsuchen. Damit entfallen zeitaufwendige Recherchen in Papierdokumenten. Die berechtigten Mitarbeiter haben jederzeit und zeitgleich Zugriff auf die neuesten Daten und müssen nicht auf Ordner warten. Das in cuSmarText Legal integrierte Versionsmanagement und der automatische Versionsvergleich in der Akte ermöglichen zusätzlich ein schnelles Erkennen von Änderungen in umfangreichen Vertragswerken. Unklarheiten können so nach Jahren nachvollzogen und gegebenenfalls bereinigt werden.

Zusammenspiel von E-Mail-Anwendung und digitaler Akte
E-Mails lassen sich direkt aus der Akte heraus über die E-Mail-Anwendung versenden. In umgekehrter Weise integriert cuSmarText Legal Akten-Informationen in die E-Mail-Anwendung. Für den Anwender bedeutet das, dass er in MS Outlook oder IBM Lotus Notes zu einer E-Mail die Akteninhalte durchsuchen und einsehen kann. Die Google-ähnliche Suche liefert dabei unmittelbar in der E-Mail-Anwendung eine Ergebnisliste mit Vorschau der Hauptinformationen. Ein Springen zwischen den Anwendungen ist somit nicht mehr notwendig.