Die Datenschutzgrundverordnung: Die Zeit drängt

Über viele Jahre wurde in der Europäischen Union an diesem Projekt gearbeitet, ab dem 25. Mai 2018 wird sie für alle Mitgliedsländer verbindlich gelten: Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es geht vor allem um einen besseren und grenzübergreifenden Schutz personenbezogener Daten, die Rechte der Betroffenen werden deutlich gestärkt. Gleichzeitig drohen Unternehmen sehr hohe Bußgelder bei einem Verstoß. Sie können bis zu vier Prozent des Vorjahresumsatzes betragen. Umso verwunderlicher, dass viele Unternehmen noch kaum tätig geworden sind, die DSGVO in ihre Datenverarbeitung zu implementieren. Laut einer aktuellen Studie der Marktforschung IDC gaben nur rund 15 Prozent an, dass ihr Unternehmen vollständig vorbereitet sei. 44 Prozent der rund 250 befragten Unternehmen antworteten, dass sie noch keine konkreten Maßnahmen zur Vorbereitung getroffen haben. Dabei drängt die Zeit. Es gibt zahlreiche Neuerungen, die durch die DSGVO auf datenverarbeitende Unternehmen zu kommen.

Betroffenenrechte gestärkt

Zum einen enthält die Verordnung eine deutliche Stärkung der Rechte der Betroffenen auf Information und Transparenz hinsichtlich der Datenverarbeitung. Von der Personalakte bis zu Kundenverträgen sowie ausführlicher Listen aller Zulieferer und Produzenten: Überall werden in Unternehmen eine Vielzahl an personenbezogenen Daten genutzt, deren Speicherung und Verwendung an enge gesetzliche Vorgaben geknüpft sind. Betroffene haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten. Gleichzeitig können sie eine Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung fordern. „Sinnvoll ist es in so einem Fall, wenn die genutzte Software bereits Vorkehrungen wie Verfahrensdokumentation und Reports für diese Anforderungen liefert“, sagt Michael Grötsch, Vorstand Circle Unlimited. Meldet sich ein Kunde und verlangt Einsicht oder Löschung, kann so von der angeschriebenen Abteilung ein entsprechender Vorgang gestartet und dank einer Dokumentation später vollständig nachvollzogen werden. Die Lösungen zum Vertragsmanagement und Lizenzmanagement der Circle Unlimited AG bieten bereits diese Möglichkeiten. Gleichzeitig gibt es die Option für einzelne Reports bei Anfragen zur Löschung oder Berichtigung von Daten. Eine weitere Anpassung und Verbesserung dieser Funktionalitäten wird mit dem Release 9.0 der cuLösungen vorgenommen, das Ende des Jahres für alle Kunden zur Verfügung stehen wird. Somit ist ein umfassendes Management der Betroffenen-Anfragen möglich.

Gut vorbereitet mit cuLösungen

Neben der Ausweitung der Betroffenenrechte, gibt es durch die DSGVO auch konkrete Anforderungen an die Entwicklung der Software, die personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei geht es unter anderem um zwei Grundsätze: Privacy by Design und Privacy by Default. Sie sollen sicherstellen, dass der Datenschutz bereits ein Bestandteil der Entwicklung ist. Außerdem müssen die Anwendungen den maximalen Datenschutz als Grundeinstellung haben. „Grundsätzlich sind alle unsere Lösungen nach diesen Vorgaben entwickelt. Eine normenkonforme Anpassung im Einzelfall ist aber für jedes Unternehmen sinnvoll. Ein Vorgang, den wir selbstverständlich gerne mit unseren Experten begleiten“, sagt Michael Grötsch. Zudem bietet das Unternehmen eine detaillierte Beratung zur Umsetzung der DSGVO-Vorgaben innerhalb der zugrundeliegenden SAP-Software.