Effizienzsteigerung im HR-Management: Circle Unlimited AG präsentiert elektronische Personalakte auf der Personal 2010

Information Nr. CU_2010_P10350Hamburg, den 20. April 2010

Vom 27.-28. April 2010 stellt die Circle Unlimited AG auf der „Personal 2010“ in Stuttgart ihre Lösung zum umfassenden Dokumentenmanagement im HR Bereich vor. Die elektronische Personalakte bietet nicht nur eine optimale Aktenverwaltung, sondern innovative Funktionen rund ums Personalmanagement.

Mehr Transparenz und Kostenersparnis im HR-Management – das liefert die digitale Personalakte Software der Circle Unlimited AG. Mit der elektronischen Aktenführung kann zum einen die Ablage von Personalakten strukturiert organisiert werden, zum anderen führen integrierte Features wie z. B. der cuDocument Builder sowie erweiterte Zugriffsmöglichkeiten auf Mitarbeiterdaten zu weit größerer Effizienz als bei einer traditionellen Papierakte. Dank eines einfachen Barcodesystems kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Akten schnell und unaufwändig durchgeführt werden.

In der übersichtlichen Benutzeroberfläche der elektronischen Personalakte sind die einzelnen Themengruppen mit Reitern markiert – ähnlich wie in einem Browser – . Sie kann web-basiert sowie Microsoft- und SAP- integriert eingesetzt werden.

Dokumente effizient organisieren und zuordnen

Befüllt werden kann die elektronische Akte per Drag & Drop, Dokumente können als JPEG oder TIFF eingescannt bzw. ohne den Einsatz von zusätzlichen Treibern oder einer besonderen Software in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Auch E-Mails inklusive aller Anhänge und Formatierungen können per Mausklick aus MS Outlook oder Lotus Notes in die elektronische Akte importiert und somit revisionssicher archiviert werden.

Per Volltext- und Stichwortsuche können Informationen und Dokumente schnell gefunden werden. Diese Suche beschränkt sich dank einer integrierten OCR-Erkennung nicht nur auf Textdokumente, sondern findet auch Textpassagen in Bild- und PDF-Dokumenten.

Optimale Datensicherheit – einfache Umstellung

Mit Hilfe des cuDocument Builders lassen sich aus der Akte heraus Dokumente für den Standard-Schriftverkehr, aber auch Verträge generieren. Bearbeitungs- und Änderungsberechtigungen, die je nach Funktion unterschiedlich gestaltet werden können, schützen dabei die oft sensiblen Daten. Zudem stellen individuell einstellbare Ablaufvermerke sicher, dass Dokumente wie z. B. Abmahnungen nach einer bestimmten Frist automatisch gelöscht werden. Damit stellt die elektronische Akte ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz sicher – im HR-Bereich eine Kernanforderung – und es entsteht kein unnötiger „Datenmüll“.

Zur Umstellung von Papier- auf elektronische Akten können die einzelnen Akten per Barcode gekennzeichnet und zugeordnet werden. Dazu muss nur einmal festgelegt werden, welcher Barcode zu welcher Person gehört, dann können Dokumente wie Referenzen oder Lebensläufe mit von der Rolle aufgeklebten Barcodenummer eingescannt werden – der Barcode wird vom System erkannt und das Dokument so automatisch der richtigen Akte zugeordnet. So können pro Tag Hunderte Akten schnell zusortiert werden. Diese Barcodekennzeichnung erleichtert auch das weitere Management der betreffenden Akten.

Über alle Features der digitalen Personalakte kann sich das Fachpublikum auf der Personal 2010 am Stand der Circle Unlimited umfassend informieren:

Circle Unlimited auf der Personal 2010

vom 27.-28. April 2010, 9:00-17:30

Sonderbereich e-HR, Stand A.11

Landesmesse Stuttgart, Halle 9

Messepiazza 1

70629 Stuttgart