Effizienzsteigerung im HR-Management: Circle Unlimited präsentiert elektronische Personalakte auf der Zukunft Personal in Köln

Information Nr. CU_2010_P10390 Hamburg, den 11. Oktober 2010

Vom 12. - 14. Oktober präsentiert die Circle Unlimited AG auf der „Zukunft Personal“ in Köln ihre Lösung zum umfassenden Dokumentenmanagement im HR Bereich: Die elektronische Personalakte cuSmarText für HR kann web-basiert sowie Microsoft- und SAP- integriert eingesetzt werden. Sie bietet nicht nur eine optimale Aktenverwaltung, sondern innovative Funktionen rund um das Personalmanagement wie automatisierte und berechtigungsgesteuerte Dokumentenerstellung, Dokumentenverschlüsselung, revisionssichere Ablage sowie automatische Maßnahmen bei Erreichen von Ablagefristen. Das spart ihren Nutzern Zeit, Platz und Kosten - bei einem Zugewinn an Transparenz, Effizienz und Sicherheit.

Die digitale Personalakte cuSmarText für HR der Circle Unlimited AG kann web-basiert sowie Microsoft- und SAP-integriert eingesetzt werden. Im SAP-Bereich kann cuSmarText an jeder beliebigen Stelle angebunden sowie aus jeder gängigen Funktion des SAP HCM heraus aufgerufen werden. Durch die nahtlose Integration in SAP können so z. B. alle im Personalstamm eingepflegten Daten automatisch beim Erzeugen von Dokumenten eingefügt werden. Ein ausgeklügeltes, SAP basiertes Zugriffs- und Berechtigungssystem sorgt dabei für höchste Datensicherheit und erfüllt die Anforderungen des Datenschutzes – ebenso wie die bei Bedarf integrierte Dokumentenverschlüsselung. Alle Dokumente sowie auch E-Mails inklusive ihrer Anhänge werden revisionssicher über SAP ArchiveLink in jedem beliebigen Archiv-System archiviert und können bequem per Volltext- und Stichwortsuche aufgefunden werden. Außerdem werden mit cuSmarText nicht nur alle Ablagefristen eingehalten, sondern auch automatisch Aktionen bei Erreichen von Ablagefristen durchgeführt wie z. B. der Versand einer Benachrichtigung an die zuständige Person oder eine automatische, logische oder physikalische Löschung des Dokuments.

Dokumente effizient organisieren, zuordnen und schnell wiederfinden

Befüllt wird die elektronische Akte per Drag & Drop; Dokumente werden mit integrierter OCR-Erkennung als JPEG- oder TIFF-Datei eingescannt bzw. ohne den Einsatz von zusätzlichen Treibern oder Software in ein PDF-Dokument umgewandelt. Auch E-Mails inklusive aller Anhänge und Formatierungen werden per Mausklick aus MS Outlook oder Lotus Notes in die elektronische Akte importiert und revisionssicher archiviert. Außerdem können automatisch E-Mails aus der Akte heraus versendet werden. Der Altbestand an Papierakten wird mit Hilfe von Barcodes, die von der Rolle auf alle einzuscannenden Dokumente geklebt werden, innerhalb kürzester Zeit ins System übertragen. Pro Tag werden so hunderte Akten verarbeitet. Einmal einer bestimmten Person und Akte zugeordnet ist das weitere Management der betreffenden Akte einfach.Auch die Suche ist einfacher und effizienter als bei herkömmlichen Papierakten: Per Volltext- und Stichwortsuche werden Dokumente und Informationen schnell gefunden und Dank OCR-Erkennung neben reinen Textdokumenten auch Textpassagen in Bild- und PDF-Dokumenten.

Automatische Dokumentengenerierung und optimale Datensicherheit

Mit Hilfe von cuSmarText für HR lassen sich automatisch Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge oder Bescheinigungen für alle gängigen Personalmaßnahmen wie z. B. Eintritt, Austritt, Ruhestand, Beförderung oder Elternzeit im MS Word-Format generieren und in das PDF-Format umwandeln, versenden und archivieren. Hierzu erstellt beispielsweise die Rechtsabteilung Vorlagen, die als Muster hinterlegt und automatisch mit den Daten aus dem SAP Personalstamm befüllt werden.

Die im Personalbereich oftmals sensiblen Daten werden in cuSmarText für HR durch individuell einstellbare, unterschiedliche Bearbeitungs- und Änderungsberechtigungen geschützt. Eine fristgerechte Löschung von Dokumente wie z. B. Abmahnungen wird außerdem durch Ablaufvermerke sichergestellt, die ebenfalls individuell eingerichtet werden können. Damit gewährt die elektronische Akte ein Höchstmaß an Datensicherheit und Datenschutz und erfüllt somit eine wesentliche Kernanforderung des HR-Bereichs. Außerdem bleibt nur das in der elektronischen Akte gespeichert, was auch wirklich gebraucht wird und aufgehoben werden muss, „Datenmüll“ wird vermieden.

Mehr zur elektronischen Personalakte unter: Digitale Personalakte Software

Über alle Features der elektronischen Personalakte cuSmarText für HR kann sich das Fachpublikum auch umfassend auf der Zukunft Personal am Stand der Circle Unlimited informieren:

Circle Unlimited auf der Zukunft Personal:
vom 12. - 14.10.2010
Halle: 3.2, Stand: B 01.N
Messe Köln, Messeplatz 1, 50679 Köln