Jowat SE entscheidet sich für digitale Personalakte von Circle Unlimited

Alexander Karmanski, Verantwortlicher für das Digitalisierungsprojekt bei der Jowat SE (© Jowat)

Hamburg, den 18. Oktober 2016 – Die Jowat SE löst manuelle Prozesse zu Gunsten digitaler Vorteile beim Suchen und Bearbeiten ihrer Personaldokumente ab. Dafür setzt das Unternehmen die Softwarelösung für die digitale PersonalaktecuSmarText HR der Circle Unlimited AG ein. Sie ist vollständig in die SAP-Systeme integriert, mit denen die Personalabteilung von Jowat arbeitet. Alexander Karmanski, Referent Recht bei der Jowat SE und verantwortlich für das Projekt erklärt: „Wir starteten mit rund 700 papierhaften Personalakten auf der grünen Wiese. Bis zur Digitalisierung fand die Suche nach den Dokumenten manuell und damit zeitaufwändig statt. Zudem war es nicht möglich, dezentral und standortunabhängig die Akten einzusehen und zeitgleich durch mehrere Personen zu bearbeiten. Auch das Thema Datensicherheit beispielsweise im Brandfall war ein Treiber für die Digitalisierung.“

Von der manuellen zur digitalen Suche, ständigen Verfügbarkeit und effizienten Bearbeitungsprozess

Der Weg zur digitalen Personalakte bei Jowat startete mit einem Workshop zur Definition der Anforderungen an das neue System. Danach ging es an das Sichten und Aussortieren der Papierakten und anschließend an das Einscannen. Die gescannten Dokumente wurden später in die eigens entwickelte Ordnerstruktur einsortiert. Von Anfang an mit an Bord bei der Einführung waren der Betriebsrat und die betriebliche Datenschutzbeauftragte.

Karmanski sagt: „Wir haben das Projekt Circle Unlimited anvertraut, da die Firma und ihre Lösungen für das Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement bereits seit längerem bei Jowat im Einsatz sind. Circle Unlimited konnte sehr gute Referenzen für die digitale Personalakte bei anderen Unternehmen vorweisen und die Lösung ist nahtlos in SAP-Systeme integriert.“

Zu den Anforderungen, die Jowat an das System stellte, zählten unter anderem die Möglichkeit einer Indexsuche, eine Ordnerstruktur, die vordefinierten und festen Regeln entspricht, eine automatische Erinnerungsfunktion für Aufgaben und Termine, ein abgestuftes Berechtigungskonzept, die automatisierte Dokumentenerstellung und mobile Verfügbarkeit.

Durch Texterkennung (OCR) realisiert Circle Unlimited die Indexsuche innerhalb der Personaldokumente (in diversen Formaten wie E-Mail, Text, PDF, Bild etc.) ähnlich einer Suche in Internet-Suchmaschinen. Der in die digitale Personalakte Software cuSmarText HR integrierte Task Manager ermöglicht, Aufgaben selbst zu bearbeiten oder Kollegen zuzuweisen. Eine automatische Erinnerungsfunktion erinnert dann beispielsweise an das fristgerechte Löschen von Abmahnungen, an Probezeit- beziehungsweise Mitarbeitergespräche oder an das Auslaufen eines Vertrags. Zum Einsatz kommt bei Jowat auch die Softwarekomponente cuDocument Builder zur automatisierten Dokumentenerstellung für Arbeitsverträge, Rund- oder Gratulationsschreiben etc.

Mit Blick auf das Berechtigungskonzept, führte Circle Unlimited abgestufte Berechtigungen ein. So hat die Personalabteilung Zugriff auf alle Informationen zu einem Mitarbeiter, die Führungskräfte und Verantwortlichen für die Zeitwirtschaft bedarfsorientiert auf weniger, für sie relevante Informationen. Ziel ist es, überflüssige Daten bei den einzelnen Anwendern zu vermeiden.

Mit Blick auf die mobile Verfügbarkeit gewährleistet Circle Unlimited den schnellen Zugriff auf die Personalakten standortunabhängig von inner- und außerhalb des Unternehmens über eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche beziehungsweise iPad-App.

Die Vorteile der digitalen Personalakte bei Jowat auf einen Blick:

• Schneller Zugriff auf einzelne Akten
• Einfaches Auffinden und Ablegen der Dokumente
• Reduzierter physischer Speicherplatz
• Task Management als Unterstützung der Personalarbeit
• Gesteigerte Effizienz durch automatisierte Dokumentenerstellung
• Erleichterte Führungsaufgabe durch direkten Zugriff der Führungskräfte auf die Akten
• Effizienter Bearbeitungsprozess und frei gewordene Kapazitäten

Über die Jowat SE

Die Jowat SE mit Sitz in Detmold gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Industrieklebstoffen. Diese finden insbesondere in holzverarbeitenden Betrieben und der Möbelproduktion, in der Papier- und Verpackungsindustrie, dem grafischen Gewerbe sowie in der Textil- und Automobilbranche als auch in der Elektroindustrie ihren Einsatz. Das 1919 gegründete Unternehmen besitzt neben den deutschen Produktionsstätten in Detmold und Elsteraue vier weitere Produktionsgesellschaften: die Jowat Corporation in den USA, die Jowat Swiss AG, die Jowat Manufacturing in Malaysia sowie die Jowat Universal Adhesives Australia Pty. Ltd. in Australien. Der Komplettlieferant produziert mit rund 1.000 Beschäftigten jährlich mehr als 73.000 Tonnen Klebstoffe. Eine weltweite Vertriebsstruktur mit 20 eigenen Vertriebsgesellschaften sowie Partnerfirmen gewährleistet dabei die kundennahe Betreuung vor Ort. Weitere Informationen: www.jowat.de.