Landesbank Baden-Württemberg führt Vertrags- und Lizenzmanagement INNcalm ein

Die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) hat vor wenigen Tagen die Vertragsmanagement Software und Lizenzmanagement Software der Circle Unlimited AG eingeführt. Die Landesbank, die zu den zehn größten Banken in der Bundesrepublik gehört, war erst 1999 durch die Fusion der Südwestdeutschen Landesbank Girozentrale, der Landesgirokasse - öffentliche Bank und Landessparkasse - sowie der Landeskreditbank Baden-Württemberg – Marktteil entstanden. Erklärtes Ziel ist es, durch die Nutzung von INNcalm Einsparungen in Höhe von zehn Prozent des laufenden Vertragsvolumens für IT-Verträge durch unterschiedliche Maßnahmen zu realisieren. Dabei nimmt der Wiedereinsatz nicht genutzter Software-Lizenzen einen wichtigen Platz ein. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für die Software-Lösung INNcalm sprach, ist die strategische Ausrichtung, die das Vertrags- und Lizenzmanagement der LBBW erfahren soll.

Die vorgegebenen Ziele der LBBW bei Einführung von INNcalm bestehen darin, eine klare Kostentransparenz durch eine zentrale Datenhaltung aller Verträge und die damit verbundenen kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Informationen zu gewinnen. Damit werden Vertragsvolumina, Vertragsobligo, Vertragsauslastung und Kündigungsfristen „auf Knopfdruck“ einsehbar. Dies ermöglicht ein proaktives Management von Verträgen. So können zum Beispiel Verträge vor Erreichen möglicher Kündigungszeitpunkte fristgerecht gekündigt werden, um bei erneuten Vertragsverhandlungen verbesserte Konditionen zu erzielen.

Das Einsparpotenzial, das die LBBW unmittelbar mit der Einführung von INNcalm ausschöpfen konnte, resultiert aus der klaren Identifizierung von überflüssig gewordenen Verträgen. Durch die Fusion zur LBBW waren hier noch einige „Altlasten“ zu bewältigen. Wichtig war für die LBBW weiterhin die direkte Schnittstelle zum Rechnungs- und Finanzwesen sowie die Nutzung der vorhandenen Stammdaten in SAP. Außerdem konnte so eine einheitliche Systemlandschaft unterstützt, eine zentrale Datenhaltung eingerichtet und ein revisionskonformes Lizenzmanagement etabliert werden.

Darauf aufbauend wurden alle Verträge mit den notwendigen kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Informationen verknüpft. Denn zukünftig soll das System der LBBW helfen, das Vertragsmanagement nicht nur im operativen Geschäft transparenter zu handhaben, sondern schlussendlich strategischer zu gestalten. Grundlage des strategischen Vertragsmanagements ist eine vorausschauende Analyse aller vorhandenen Verträge, der Vertragszusammenhänge und eine Simulation möglicher Anwendungen.

Elektronische Vertragsakten im Optischen Archiv mit 16.000 Dokumenten

Insgesamt wurden mit Einführung der Software mehr als 5.000 Verträge und 16.000 Dokumente in das bestehende Optische Archiv übernommen. Der Vorteil dabei: Alle autorisierten Mitarbeiter können von überall her auf die originalen Vertragsdokumente zugreifen. INNcalm verwaltet alle Vertragsarten (dazu zählen Lizenzen, Dienstleistungen, Miete, Leasing, Mengen-, Wert- und Zeitkontrakte etc.), egal, ob Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder Mitarbeitern. Alle wichtigen Informationen zu einem bestimmten Vertrag werden abgebildet – und das über den ganzen Lebenszyklus des Vertrages hinweg. Wesentlich ist dabei die Einbindung in das SAP-System. Damit ist gewährleistet, dass der gesamte kaufmännische Aspekt im Vertragsmanagement mit abgebildet wird. INNcalm wendet sich an alle Abteilungen, die intensiver mit Verträgen zu tun haben. Insbesondere profitieren die Bereiche Einkauf, Verkauf, IT- und Facility-Management, Controlling, Steuer- und Rechtsabteilung sowie Finanz- und Rechnungswesen.

INNcalm wurde als SAP-Standard-Add-On entwickelt. Voraussetzung ist das SAP-Release 4.6c oder höher. Einsetzbar ist INNcalm im R/3 Classic-, CRM-, SRM- und NetWeaver- Umfeld.

Die Landesbank Baden-Württemberg ist Universalbank und internationale Geschäftsbank mit voller Geschäfts- und Niederlassungsfreiheit. Sie ist sowohl Retail- als auch Wholesalebank und die Zentralbank der Sparkassen in Baden-Württemberg. Auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Stuttgart erfüllt sie die Aufgaben einer Sparkasse. Die LBBW hatte im Jahr 2002 eine Bilanzsumme von 320 Mrd. Euro. Insgesamt arbeiten über 10.000 Mitarbeiter (im engeren Konzern) in 199 Geschäftsstellen der LBBW in Baden-Württemberg und weiteren Stützpunkten in allen wichtigen Zentren Deutschlands. Sie zählt zu den zehn größten Banken in der Bundesrepublik und zu den 50 größten Banken weltweit.