Medizinische Hochschule Hannover setzt auf effizientes Vertragsmanagement der Circle Unlimited AG

Information Nr. CU_2008_P10160, Hamburg, 04.06.2008 - Seit Mai 2008 arbeiten in der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) über 100 Anwender mit der Vertragsmanagement Software cuContract der Circle Unlimited AG. Sie ist damit die erste namhafte Uniklinik, die ein in SAP integriertes und zertifiziertes Vertragsmanagement verwendet. Installation und Customizing erfolgten bei der MHH zwischen Januar und April 2008. In der ersten Projektphase werden die 15 häufigsten Vertragsarten der Uniklinik in das System übernommen, darunter verschiedene Formen von Kooperations-, Berater-, Kauf-, Miet- und Verwertungsverträgen zu Patenten.

Die Einführung eines Vertragsmanagement-Systems wurde der MHH von den Wirtschaftsprüfern empfohlen, denn das bisherige Verfahren basierte allein auf der Ablage der Papierdokumente und war daher nicht länger tragfähig. Im vergangenen Jahr entschied sich das Präsidium der Medizinischen Hochschule Hannover für cuContract der Circle Unlimited AG.

Mit cuContract entfällt der immense administrative Aufwand, den die bisherigen manuellen Recherchen in der Uniklinik verursachten. Das professionelle System managt dabei nicht nur die große Zahl an Verträgen, sondern ermöglicht u.a. durch vielfältige Reports und Analysemöglichkeiten eine vollständige Transparenz. Damit hat die MHH zu jeder Zeit den nötigen Gesamtüberblick über alle Vorgänge.

„Zunächst wurden die Key-User aus den Abteilungen geschult und die Akzeptanz und Zufriedenheit sind groß“, berichtet Sandra Morich aus der Rechtsabteilung der MHH. „Besonders wichtig ist für uns die passgenaue Umsetzung des sehr anspruchsvollen Berechtigungskonzeptes. Speziell die Berechtigungsvergabe für das Bearbeiten oder Lesen von Kooperationsverträgen ist verschachtelt und komplex.“ Daher entwickelte Circle Unlimited ein besonders ausgefeiltes Berechtigungssystem, das die Ansprüche der MHH vollständig widerspiegelt.

Durch cuContract kann der gesamte Vertragsvorgang von der ersten Anfrage über eventuelle Änderungen bis hin zur Kündigung und Archivierung transparent abgebildet werden. Damit wird eine solide Basis für eine Bewertung der vertraglichen Verpflichtungen geschaffen. Dass ein Großteil des Prozesses weitgehend automatisiert erfolgen kann, entspricht der allgemeinen Entwicklung, alle dokumentgebundenen Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Wichtige Informationen zu Vertragsgegenständen und Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Zahlungsverpflichtungen oder über das Vertragsvolumen in einem bestimmten Zeitfenster, sind bei Bedarf sofort verfügbar. Diese Transparenz ermöglicht einmalige und laufende Einsparungen und Kostenoptimierungen. Eine integrierte Wiedervorlagefunktion stellt sicher, dass Fristen gewahrt werden. Alle Daten werden revisionssicher abgelegt und die Anforderungen der relevanten gesetzlichen Regelungen abgedeckt. Pünktlich zum Jahresabschluss sind sämtliche erforderlichen Auskünfte über vertragliche Verpflichtungen gewährleistet.