Neues Vertrags- und Lizenzmanagement auf Basis SAP, hohe Einsparungen mit cuContract und cuLicense

Information Nr. CU_2004_P10010, Hamburg, 21.10.2004 - Zum 09. November 2004 werden anlässlich des Kundentages der Circle Unlimited AG in Hamburg die neuen Releasestände 4.0 der Vertragsmanagement Software und Lizenzmanagement Software cuContract und cuLicence freigegeben. Mit diesen Weiterentwicklungen festigt der Softwarehersteller als Anbieter führender Lösungen für das allgemeine Vertragsmanagement sowie das Lizenzmanagment von Software auf Basis des ERP-Systems SAP seine Stellung am Markt.

Ein unternehmensweites Vertrags- und Lizenzmanagement bietet insbesondere für SAP einsetzende Großunternehmen ein hohes Einsparungspotential ausgabewirksamer Kosten.

Das SAP-basierende Vertrags- und Lizenzmanagement cuContract identifiziert überflüssige und sich überlappende vertragliche Verpflichtungen und Zahlungen. Im Bereich des Lizenzmanagements ermittelt cuLicense nicht oder nicht mehr verwendete Lizenzen bzw. solche, die für neue Anwendungsfälle wiederverwendet werden können. So werden vorhandene Kosten minimiert und überflüssige Neuausgaben vermieden.

Die Vorteile des operativen und strategischen Vertragsmanagements haben in den vergangenen Jahren namhafte Großunternehmen erkannt, so u. a. die Sparkassen Informatik, Postbank Systems und die Bayerische Landesbank. Sie nutzen die bisherige Software INNcalm seit Jahren erfolgreich. Mit dem neuen Releasestand 4.0 werden die Produkte mit differenzierten Schwerpunkten als cuContract für das Vertragsmanagement und cuLicense für das Lizenzmanagement angeboten.

Welche Vorteile bietet cuContract?

In größeren Unternehmen werden tausende und 10tausende von Verträgen mit Lieferanten und Kunden geschlossen, die einen langen Wirkungszeitraum aufweisen. Je größer der Vertragsbestand, umso mehr geht die Transparenz über Notwendigkeit und Auswirkungen von Verträgen und damit verbundenen Zahlungen verloren. So werden tagtäglich Zahlungen auf vertraglicher Basis geleistet, für die die zu Grunde liegenden Vertragsobjekte schon lange nicht mehr im Unternehmen existieren. Beispielsweise werden Pflegearbeiten für nicht mehr vorhandene IT-Server gezahlt, Ausgaben für Reinigung und Bewachung für Gebäude beglichen, die schon lange Zeit abgemietet wurden u. ä.. Versicherungen beinhalten diese Gegenstände ebenfalls noch und führen zu höheren Versicherungsprämien als ursächlich notwendig. "Hier sind insgesamt Einsparungen bis zu 10 % der gesamten vertraglichen Kosten zu erzielen", so Michael Grötsch, Vorstand der Circle Unlimited AG.

Für die Unternehmensführung ist zur Zeit die Ermittlung von Kostensenkungspotentialen von großer Bedeutung und Analysen zum strategischen Fixkostenmanagement. So werden durch den Einsatz der Produkte alle realisierbaren Einsparungspotentiale messbar.

"Mit den Release 4.0 des cuContracts bewegen wir uns mit großen Schritten von einem operativen zu einem strategischen Vertragsmanagement", sagt Michael Grötsch.

Welchen Nutzen bringt cuLicense?

Im Bereich der Softwarelizenzen schätzt Gartner, dass mehr als 30 % einmal beschaffter Software im weiteren Zeitverlauf nach Beendigung der Erstnutzung nicht wieder verwendet werden. In Unkenntnis vorhandener Softwarelizenzen erneuern Unternehmen im Regelfall bei Bedarf Lizenzen, um im Zweifelsfall nicht der Gefahr zu unterlaufen, Software illegal einzusetzen und sich ggf. sogar strafbar zu machen. Hier ergibt sich nachweislich ein hohes Einsparungspotential, dass von mehr und mehr Unternehmen erkannt wird. So setzt seit 2004 auch die Landesbank Baden-Württemberg auf INNcalm. Der Upgrade auf cuLicense 4.0 ist geplant.

Das ERP-System SAP beinhaltet in verschiedenen Funktionsbereichen zwar Kontrakt-Informationen, jedoch kein übergreifend nutzbares Vertrags- und Lizenzmanagement. Das hat in der Vergangenheit in vielen ansonsten SAP
einsetzenden Unternehmen dazu geführt, dass ergänzend Excel-Tabellen, Access- und Oracle-Anwendungen im erheblichen Umfang entstanden sind. Die Einbettung in das SAP-System selbst bietet jedoch Vorteile, die in der
integrierten Überwachung und Verfolgung der Geschäftsvorfälle begründet sind. Die Verbindung zu den SAP-Debitoren, Kreditoren und den Vertragsobjekten in Form von Materialien, Anlagen und Equipments, sowie den Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen bietet in Kombination aller Analysemöglichkeiten die Identifizierung aller Einsparungspotentiale.

cuContract ist im Rahmen des SAP-Standards innerhalb weniger Tage oder Wochen einsatzfähig. Hierbei bedient sich die Software modernster SAP Netweaver Funktionen, einsetzbar ab SAP-Releasestand 4.6.C des SAP R/3-Systems oder höher.