Uniklinik Mainz arbeitet mit dem Vertragsmanagement cuContract der Circle Unlimited AG

Information Nr. CU_2008_P10160, Hamburg, 01.07.2008 - Das Klinikum der Johannes Gutenberg-Universität Mainz arbeitet seit einigen Wochen mit der in SAP integrierten und zertifizierten Vertragsmanagement Software cuContract der Circle Unlimited AG. Das renommierte Klinikum nutzt cuContract in den Bereichen „Apotheke“, „Zentraler Einkauf“ sowie „Zentrale Dienste und Recht“ mit zur Zeit 20 Anwendern. Der Klinikvorstand hatte im Dezember 2007 die Einführung eines Vertragsmanagement-Systems beschlossen. Als Ergebnis eines Vergabeverfahrens fiel die Entscheidung zugunsten der Lösung von Circle Unlimited.

Die bisherige Organisation der Vertragsgestaltung und -verwaltung war dezentral, alle Bereiche und Dezernate arbeiteten komplett voneinander getrennt und ausschließlich auf Basis von Papierdokumenten. Mit cuContract wird die Organisation der Verträge der Uniklinik nun transparent und der administrative Aufwand bspw. aufgrund manueller Recherchen reduziert sich deutlich. Mithilfe des digitalisierten Vertragsmanagements wird zudem der Informationsaustausch zwischen den Fachabteilungen erleichtert und verbessert. Auch der Klinikvorstand erhält jederzeit die notwendige Transparenz der mit dem Klinikum bestehenden Verträge. Gleichzeitig sollen die einzelnen Bereiche des Klinikums bei Vertragsabsprachen mit Lieferanten nicht länger papierbasiert agieren, sondern die notwendigen Abstimmungen digitalisiert und effizient durchführen.

Da die Verträge der Mainzer Uniklinik i. d. R. individuell ausgeprägt sind, sollen die Sachbearbeiter zukünftig auch durch „Contract Authoring“ bei der Vertragserstellung unterstützt werden. „Contract Authoring“ verfügt über einen Pool vorformulierter und anwendergeprüfter Textbausteine, mit denen sich Vertragselemente komfortabel erstellen lassen. Zu den wichtigsten in der Uniklinik Mainz verwendeten Vertragsarten zählen Rahmenverträge, Kauf- und Bonusverträge, Miet- und Leasingverträge, sowie Dienstleistungs-, Versicherungs- und Gesellschaftsverträge.

„Mehr Transparenz und mehr Effizienz“ – das versprechen sich laut Christian Drees, Einkaufsleiter des Klinikums der Johannes Gutenberg-Universität Mainz, die Führungskräfte von der neuen Softwarelösung, die ausdrücklich in SAP integriert sein sollte.

Als zertifizierte SAP-Anwendung greift cuContract auf die SAP-Funktionen und -Tabellen der SAP-Standard-Module zu, z. B. Finanzwesen, Controlling und Anlagenbuchhaltung. Da bei diesen sensiblen Informationen und bei Verträgen höchste Datensicherheit geboten ist, bietet cuContract eine detaillierte Berechtigungsprüfung auf Basis des SAP-Berechtigungskonzepts.