Verträge und ihre Kosten im Blick: Die Provinzial Nordwest Versicherungsinformatik GmbH setzt auf cuContract von Circle Unlimited

Information Nr. CU_2009_P10320 Hamburg, den 29. Oktober 2009 - Die Implementierung der automatisierten Vertragsmanagement Software wurde in weniger als drei Monaten zügig umgesetzt, so dass am 14. September 2009 die Produktivsetzung erfolgte. Seitdem bietet cuContract allen autorisierten Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf relevante Vertragsinhalte von ca. 500 Verträgen. Vorrangig gilt es, die besonders komplexen Lizenzverträge transparent abzubilden und eine schnelle Recherche der Vertragsgegenstände und -laufzeiten, Kündigungsfristen oder Zahlungsverpflichtungen zu ermöglichen. Über flexibel einstellbare Vorlaufzeiten erhalten Anwender zudem Push-Informationen, die entweder per Kalendereintrag, per E-Mail oder per SMS zugestellt werden und über ablaufende Fristen oder nahenden Kündigungsterminen informieren.

In der Elektronischen Akte werden die Verträge und alle zugehörigen Dokumente - sei es im Originalformat oder als Image – zentral abgelegt und lassen sich mithilfe der Volltextsuche komfortabel durchsuchen. Ein detailliertes Berechtigungssystem gewährleistet dabei dezidierte Einsichts- und Bearbeitungsrechte. Ein weiteres Ziel bestand darin, eine Vertragsdatenbank mit Dokumentenmanagementfunktionalität einzurichten, um die Rechnungsplandaten für eine Budgetplanung in 2010 heranziehen zu können. So wird die Anbindung von cuContract an die Finanzbuchhaltung aktiviert, um die bisherigen Ist-Kosten eines Vertrages in cuContract mit den Planzahlen abgleichen zu können. Für die Zukunft ist zudem die Anbindung der Elektronischen Akte an ein optisches Archiv geplant.

Auch Nutzer mit wenig bzw. gar keiner SAP-Erfahrung können sich nach einer zweistündigen Basiseinweisung schnell in die Bedienung der Lösung einfinden. Heute können die Anwender durch die diversen Analysemöglichkeiten laufende Zahlungsverpflichtungen für einen beliebigen Zeitraum in der Zukunft mit wenigen Klicks bestimmen und z. B. Auswirkungen von Vertragskündigungen auf die Bilanz einfach simulieren. Somit ist eine solide Basis für eine Bewertung der vertraglichen Verpflichtungen geschaffen und Entscheidungen können gezielt getroffen werden.