Vertrags- und Lizenzmanagement: INNcalm Release 3.2. kommt zum 1.4.2004

INNcalm, das seit 1999 am Markt ist, bietet mit dem neuen Release 3.2. funktionale und komfortable Erweiterungen. Zudem kann es jetzt durch eine webbasierte Anwendung, den cuContract-Viewer, sinnvoll ausgebaut werden. Das flexibel in den SAP-Standard zu integrierende Add-On unterstützt beim operativen und strategischen Management von Verträgen und Lizenzen. Kunden wie die Sparkassen Informatik, die LBBW, die Bayerische Landesbank u. v. a. haben INNcalm seit einiger Zeit im Einsatz.

Oft sind es die vermeintlich einfachen Anfragen der Geschäftsleitung, die einen hohen administrativen Aufwand im Unternehmen hervorrufen: etwa die Frage nach laufenden Zahlungsverpflichtungen gegenüber Dritten – und diese Information möglichst aufgeteilt auf zukünftige Zeiträume. Oder konkrete Angaben über Vertragsobligos. Genau hier setzt INNcalm an. Oft werden Kündigungsfristen bei Verträgen und das damit in Verbindung stehende Verhandlungs- und Einsparungspotenzial nicht ausgeschöpft. Oder Unternehmen bezahlen – ohne es zu wissen – für Lizenzen, die nicht mehr genutzt werden, oder für längst unnötige Serviceverträge, die versehentlich mit Abschaffung eines Gerätes nicht gekündigt wurden. Die aussagekräftigen Auswertungen des Vertragsbestandes durch INNcalm helfen Managern aktiv bei der Entscheidungsfindung und bei der Realisierung von Einsparungen.

Vom operativen zum strategischen Vertragsmanagement

„Mit dem INNcalm Release 3.2. bewegen wir uns mit großen Schritten von einem operativen hin zu einem strategischen Vertragsmanagement“, so Michael Grötsch, Vorstandsvorsitzender der Circle Unlimited AG. Das bedeutet konkret, dass neben der Vertragsverwaltung und dem operativen Vertragsmanagement, das eine automatische Fristen- und Terminüberwachung sowie einen Ereignisagenten enthält, auch eine genaue Analyse der Vertragsmengen möglich ist. Strategisches Vertragsmanagement geht jedoch über diese Funktionen, die vor allem im Tagesgeschäft unterstützend wirken, hinaus: Beispielsweise kann man auf Grundlage des strategischen Vertragsmanagements aus Fixkosten variable Kosten machen. Basis ist eine vorausschauende Analyse aller vorhandenen Verträge, der Vertragszusammenhänge und eine Simulation möglicher Änderungen.

Alle Arten von Verträgen und Lizenzen werden gemanagt

INNcalm verwaltet alle Vertragsarten (dazu zählen Lizenzen, Dienstleistungen, Miete, Leasing, Mengen-, Wert- und Zeitkontrakte etc.), egal, ob Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder Mitarbeitern. Alle wichtigen Informationen zu einem bestimmten Vertrag werden abgebildet – und das über den ganzen Lebenszyklus des Vertrags hinweg. Wesentlich ist dabei die Einbindung in das SAP-System. Damit ist gewährleistet, dass der gesamte kaufmännische Aspekt im Vertragsmanagement mit abgebildet wird. INNcalm wendet sich an alle Abteilungen, die intensiver mit Verträgen zu tun haben. Insbesondere profitieren die Bereiche Einkauf, Verkauf, IT- und Facility-Management, Controlling, Steuer- und Rechtsabteilung sowie Finanz- und Rechnungswesen.

cuContract-Viewer: Zugriffsmöglichkeiten weltweit

Für Unternehmen, die von den unterschiedlichsten Standorten aus mit INNcalm arbeiten möchten, besteht jetzt die Möglichkeit, ausgewählte Funktionalitäten von INNcalm auch webbasierend zu nutzen. Beliebige Arbeitsplätze weltweit können durch das Internet integriert werden. Somit ist auch der Zugriff für Manager und Nicht-SAP-Nutzer auf die Vertragsdaten gewährleistet. Durch die INNcalm zugrunde liegende komplexe Zugriffs- und Berechtigungsstruktur erfüllt das Produkt alle Anforderungen des Datenschutzes und bietet höchste Datensicherheit.

Einsparpotenzial

Das Einsparpotenzial, das mit INNcalm in einem Unternehmen realisiert werden kann, ist nicht zu unterschätzen. So hat die Postbank Systems AG schon vier Wochen nach Einführung von INNcalm Kosten im sechsstelligen Bereich eingespart, wie Markus Dahm, Leiter Accounting & Assetmanagement bei der Postbank Systems AG bestätigt. Die Einführung des Software-Produkts ist unkompliziert und in wenigen Tagen durchgeführt.

Technische Aspekte

INNcalm wurde als SAP-Standard-Add-On entwickelt. Voraussetzung ist das SAP-Release 4.6c oder höher. Einsetzbar ist INNcalm im R/3 Classic-, CRM-, SRM-, und NetWeaver- Umfeld.