Zwei in einem: cuSmarText von Circle Unlimited vereinigt automatische Dokumentenerstellung und elektronische Akte

Information Nr. CU_2009_ P10330 Hamburg, 05. Oktober 2009 - Mit cuSmarText der Circle Unlimited AG werden das Erstellen und Auffinden beliebiger unternehmensrelevanter, dokumentgebundener Unterlagen zum Kinderspiel. Die SAP-integrierte Lösung stellt die jeweils aktuellste Version eines Dokuments jederzeit zur Verfügung und ermöglicht eine strukturierte und transparente Ablage sowie eine automatisierte Dokumentengenerierung. Dank der Kombination von automatischer Dokumentenerstellung und elektronischer Akte in einem Tool gelingt den Nutzern somit ein zeitsparendes Arbeiten in allen Tätigkeitsfeldern des Unternehmens.

Die Elektronische Akte kann jederzeit einfach und ohne Systembruch aus allen gängigen SAP Funktionen aufgerufen und an jeder beliebigen Stelle angebunden werden. Alle benötigten Informationen sind somit stets sofort auf einen Blick verfügbar. Das revisionssichere Ablegen und Verschieben von Dokumenten gelingt leicht und sicher über die Drag & Drop-Funktion. Das spätere Auffinden der Dokumente wird dank integrierter OCR-Erkennung und Suchfunktionen im Volltext- oder Stichwortmodus zum Kinderspiel.

Standarddokumente, wie Arbeitsverträge oder Bescheinigungen, können vom Programm automatisch im MS Word-Format generiert, umgewandelt, versendet und archiviert werden. Dazu können Vorlagen nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens z. B. von der Rechtsabteilung oder dem Fachadministrator erstellt werden. Die Mitarbeiter wählen dann lediglich die benötigten Muster aus und bearbeiten diese wie gewohnt auf der MS Word Oberfläche in cuSmarText. Zusätzlich ermöglicht die nahtlose Integration in SAP die Übernahme aller dort gepflegten Daten in Dokumente der eletronischen Akte.

Durch die integrierte Scan-Funktion werden Scanvorgänge direkt aus SAP heraus erledigt und auch die Erstellung von PDFs oder Bilddateien wird ohne jegliche Zusatzsoftware einfach und schnell unmittelbar in der Akte abgewickelt. Ähnlich wie andere Dokumente lassen sich auch E-Mails mitsamt ihren Formatierungen und Anhängen mit nur einem einzigen Klick aus MS Outlook oder IBM Lotus Notes in cuSmarText übernehmen. Umgekehrt ist es ebenso möglich, direkt aus der Akte E-Mails zu versenden: Die automatische Texterzeugung und hinterlegte E-Mail-Kontakte vereinfachen und beschleunigen den Arbeitsvorgang.

Um alle sensiblen Unternehmensdaten angemessen abzusichern, enthält die Elektronische Akte dabei ein ausgeklügeltes, auf SAP basierendes Zugriffs- und Berechtigungssystem, mit dem Rechte zur Sichtung und Zugriff auf Daten differenziert nach Unternehmensbereich vergeben werden. Damit erfüllt das System sämtliche Anforderungen an Datenschutz und höchste Datensicherheit.