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Dokumentenmanagement

1. Dokumentenmanagement ist mehr als Dokumentenverwaltung

Was ist ein Dokument?

Dokumente sind die Basis unserer Kommunikation. Ganz allgemein gesprochen sind Dokumente in erster Linie Informationsträger, die Schrift enthalten. Laut Duden ist ein Schriftstück etwas "offiziell schriftlich Niedergelegtes" oder ein "offizielles, amtliches Schreiben", das sich darüber hinaus durch eine gewisse Dauerhaftigkeit auszeichnet. Das Schriftstück ist das Transport- und Beweismittel, um einen bestimmten Gedankeninhalt zu vermitteln. In dieser Form sind Schriftstücke von erheblicher rechtlicher und tatsächlicher Bedeutung.

Dokumente umgeben uns tagtäglich in unzähligen Varianten. Neben Originaldokumenten in Form von Einzelstücken oder Massendrucken liegen Dokumente oft als Abschriften oder Kopien vor. Dabei ist es unerheblich ob etwas handschriftlich oder mit Maschinenschrift erstellt wurde oder ob Dokumente auf Analogmedien wie Papier oder als digitale Medien oder elektronische Dokumente erzeugt oder abgelegt wurden. All dies sind Dokumente - von der Gesprächsmitschrift über Geschäftsbriefe bis hin zu E-Mails, Urkunden und Scans.

Die Definition von Dokument lässt sich jedoch auch weiter fassen, losgelöst vom Faktor Schrift. In diesem Sinne handelt es sich dann auch bei visuellen und auditiven Medien um Dokumente. Beispiele sind Fotos, Grafiken, Diagramme, Tabellen aber auch Video- und Tonaufnahmen.

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Laut Definition in Wikipedia bezeichnet der Begriff Dokumentenmanagement "die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint."

Im Englischen werden häufig die Begriffe electronic document management (EDM) oder document management system (DMS) verwendet.

Was ist eine Dokumentenverwaltung? Und was ist der Unterschied?

Dagegen wird üblicherweise unter Dokumentenverwaltung die reine geordnete Ablage von zuvor erhaltenen oder erstellten Dokumenten zur Wiederauffindung verstanden. Dieses stellt demnach zwar die Basis eines geordneten Dokumentenmanagements dar, deckt jedoch nur einen kleineren Teilbereich des Dokumentenmanagement ab.

Ein Dokumentenmanagement unterscheidet sich von einer einfachen Dokumentenverwaltung und -ablage im Wesentlichen dadurch, dass es Informationen in Dokumenten zur aktiven Überwachung und Beeinflussung der Geschäftsprozesse nutzbar macht und Unterstützung in vielen Bereichen bietet. In vielen Unternehmen ohne ein systemgestütztes Dokumentenmanagement ist es schwierig, die Informationen für alle zuständigen Mitarbeiter aktuell zu halten und vollständig und schnell verfügbar zu machen. Denn die Daten stecken oft in den unterschiedlichsten Medien (E-Mails, Briefe, Notizen u.v.m.) "fest" und dringen nicht immer zu allen verantwortlichen Mitarbeitern durch.

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2. Software für das Dokumentenmanagement

In vielen Branchen hat sich mit der Verschärfung des Wettbewerbs eine konsequente Kunden­orien­tierung bei gleichzeitiger Prozessoptimierung in den Abwicklungs- und Servicebereichen durchgesetzt. Einen wesentlichen Faktor spielt hierbei die Optimierung des Managements von Dokumenten und der darin enthaltenen Informationen. Denn nur wenn diese für alle zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen aktuell, vollständig und schnell verfügbar sind, verbessern sich Reaktionszeiten und der Service.

Doch nicht nur im Kundenkontakt ist ein sicheres, aktives Management der Dokumente und Informationen von ausschlaggebender Bedeutung sondern in allen Abteilungen – sei es z. B. als digitale Beschaffungs- oder Lieferantenakte, Rechtsakte oder Personalakte.

Am besten lassen sich diese Ansprüche mit einer Dokumentenmanagement Software umsetzen.

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3. Vorteile eines Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen u. a. folgende Argumente:

  • Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung)
  • Zeitgleicher Zugriff von Mitarbeitern des Unternehmen auf die aktuellsten Informationen durch digitale Ablage
  • Langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionierung, Versionsmanagement)
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Textbausteine, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
  • Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
  • Protokollieren sämtlicher Änderungen an den Dokumenten
  • Vermeiden von Speicherplatz- und Registraturkosten
  • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

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4. Was sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement?

Um Dokumente optimal zu managen, muss nicht nur die reine Ablage optimiert werden. Im Idealfall geschieht dies mit sämtlichen dokumentorientierten Prozessen während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Dafür deckt ein Dokumentenmanagementsystem bestenfalls die

  • Erfassung,
  • Verwaltung,
  • Speicherung und Bewahrung sowie
  • Ausgabe

… von Dokumenten, Formularen, Bescheinigungen u. v. m. ab. Ein Dokumentenmanagement bildet so die geeignete Grundlage für ein papierloses Büro.

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4.1. Digitalisierung von Dokumenten

Papierdokumente müssen vor der Ablage bei Erhalt zunächst digitalisiert werden. Mit dem DMS sollte sich dies aus jeder Funktion des Systems heraus entweder zentral (z. B. per Scan-Straße) oder dezentral mit jedem einfachen Scanner am einzelnen Arbeitsplatz durchführen lassen. Das Dokumentenmanagement indiziert die Dokumente bei der Digitalisierung. Die OCR-Erkennung erkennt, klassifiziert und extrahiert bspw. die Kontaktdaten, Personalnummern und Daten erkannt. Die automatische Datenextraktion ist auch aus Web-Formularen, E-Mails etc. möglich. Diese Daten sowie das gesamte Dokument werden anschließend beliebigen (SAP-)Objekten bzw. mit inhaltlichem Bezug zu den entsprechenden Buchungsdaten, Stammdaten etc. zugeordnet.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Barcode-Erstellung und -erkennung. Mit den Barcodes lassen sich Dokumente beim Scan-Vorgang zu unterschiedlichen Akten und Registern zuordnen. Enthalten eingehende Dokumente einen Barcode, werden sie ebenso automatisiert einem Vorgang im Dokumentenmanagement zugeordnet und revisionssicher in der zugehörigen elektronischen Akte abgelegt.

Abgesehen vom Einlegen der Papierdokumente in den Scanner wird der Digitalisierungsprozess und die Übernahme der relevanten Daten nahezu komplett automatisiert durchgeführt.

Bei der Digitalisierung der Papierdokumente ist es zu empfehlen, die Unterstützung eines spezialisierten Scan-Service-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen, der das Unternehmen beim Bewältigen des Aktenbergs unterstützt. Dieser bereitet hunderttausende von Einzelseiten für die passgenaue Integration in den digitalen Workflow vor. Weniger als vier Wochen dauert es beispielsweise, um eine vierstellige Zahl an gefüllten Aktenordnern zu digitalisieren. Dabei werden die Dokumente indexiert und klassifiziert. Um den Digitalisierungsaufwand zu minimieren und von Anfang an eine ordnungsgemäße elektronische Aktenführung zu gewährleisten, sollten im Vorfeld die Akten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aussortiert und all jene Dokumente vernichtet werden, die nicht mehr aufgehoben werden müssen oder dürfen.

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4.2. Integration des E-Mail-Programms

Nach Zahlen der BITKOM erhält jeder einzelne Berufstätige im Durchschnitt 18 berufliche E-Mails am Tag. Hochgerechnet auf einen Monat sind das ca. 400 und im Jahr sogar fast 5.000 E-Mails pro Mitarbeiter, die sich auf geschäftliche Vorgänge beziehen. Oftmals bleiben diese jedoch im Postfach des Empfängers liegen. Diese weit verbreitete Problematik ist nicht optimal für schnelle und gut strukturierte Unternehmensprozesse, denn so bleiben anderen Fachbereichen und Mitarbeitern wichtige Informationen quasi vorenthalten. Das lässt sich durch ein gezieltes Bereitstellen der Online-Kommunikation beheben.

Eine wichtige Funktionalität eines Dokumentenmanagements ist daher, auch E-Mails ablegen, managen und ordnungsgemäß archivieren zu können. Diese revisionssichere Archivierung von E-Mails ist jedoch nur dann geboten, wenn die E-Mail unverändert archiviert wird, das heißt, auch sämtliche Formatierungen, Anhänge etc. übernommen werden. Ein gutes Dokumentenmanagement übernimmt E-Mails sowohl aus MS Outlook als auch IBM Notes direkt in die elektronische Akte und archiviert sie dort, samt aller Textformatierungen und Anhänge.

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4.3. Automatisiertes Erstellen von Dokumenten, Korrespondenz, Tabellen

Die manuelle Erstellung von Angeboten, Verträgen, Briefen, Formularen, Antwortschreiben, E-Mails oder Excel-Tabellen und Management-Dashboards kostet viel Zeit; schnell ist eine falsche Vorlage verwendet und unter Umständen passieren Fehler. Um dem vorzubeugen sollte ein Dokumentenmanagementsystem eine integrierte Dokumentenerstellung bieten. Diese generiert alle Arten von Dokumenten und Formularen als Einzel- oder Serienbrief sowie auch für die Massenerzeugung automatisch und individualisiert in einer Vielzahl von Druckformaten, u.a. MS-Office-, PDF- (PDF/A).

Im ersten Schritt ist hierbei zunächst immer ein Experte des Fachbereichs gefragt, der im DMS die Vorlagen anlegt oder vorhandene ändert. Diese Vorlagen legen den Aufbau und das Layout, die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentenarten sowie deren jeweiligen Gültigkeitszeitraum fest. Ob später Änderungen bzw. Ergänzungen durch den Anwender individuell erlaubt sein sollen, kann zusätzlich definiert werden.

Vereinfacht wird die Erstellung der Dokumente insbesondere dadurch, dass Textstellen in Form von eingefügten Variablen automatisiert mit Daten aus ERP-Systemen (z.B. SAP), Daten aus anderen Datenbanksystemen oder mit einem Barcode angereichert werden können. Die generierten Dokumente sollten anschließend über Standardmechanismen im Word, XML- oder PDF-Format in der elektronischen Akte des DMS cuSmarText sowie jedem anderen beliebigen Archiv archiviert und weiter nutzbar hinterlegt werden können.

Das heißt zusammenfassend: Eine Dokumentengenerierung verkürzt Reaktionszeiten und erhöht die Qualität der Dokumente.

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4.4. Versionsmanagement und Dokumentenvergleich

Sowohl bei Papierdokumenten als auch im Netzwerk abgelegten Dokumenten ist es schwierig sicherzustellen, dass diese nicht redundant abgelegt, gleichzeitig bearbeitet oder in unterschiedlichen Versionen genutzt werden. Ein Dokumentenmanagement sollte auch hierbei Unterstützung bieten, z.B. über eine Check-in-/Check-out-Funktionalität. Sobald ein Mitarbeiter ein abgelegtes Dokument außerhalb der Akte bearbeitet, wird es ausgecheckt und steht bis zum Check-in für andere nicht mehr zur Bearbeitung zur Verfügung. Mit Check-in wird das bearbeitete Dokument dann als neue Version gespeichert.

Ein weiterer wichtiger und sonst zeitintensiver Faktor ist der Vergleich von Dokumentenständen. Um schnell überprüfen zu können, was in einem MS-Word- oder PDF-Dokument geändert wurde, können verschiedene Dokumentversionen verglichen und jede Änderung auf einen Blick dargestellt werden. Dabei lassen sich PDF-Dokumente auch direkt mit Word-Dokumenten vergleichen und das Vergleichsdokument in der elektronischen Akte ablegen. Das umständliche Umwandeln von Word- in PDF-Dateien für den Dokumentenvergleich entfällt.

Das Versionsmanagement einer DMS Lösung ermöglicht es so, auch noch nach Jahren die Entwicklung eines Dokuments oder Vertrags – vom Entwurfsstadium, über Änderungen, bis hin zum aktuellen Stand – nachzuvollziehen.

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5. Dokumentenmanagement und SAP-Integration

Die meisten mittelständischen und Großunternehmen setzen ein unternehmensweites SAP-System ein. Daher sollte auch ein Dokumentenmanagementsystem vollständig in das SAP-Umfeld eingebunden sein. Nur so ist ein nahtloser Informationsaustausch innerhalb der SAP-Welt möglich.

Durch eine tiefe Prozessintegration werden zahlreiche Szenarien denkbar. So verbindet sich das DMS prozessmäßig beispielsweise mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb und Einkauf etc. und lässt sich aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufrufen. So managet es Dokumente nicht nur für sich allein, sondern in Relation mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen etc. und bildet sie konsistent und transparent ab.

Weiterhin hat die SAP-System-Integration die weltweite Einsetzbarkeit und Mandantenfähigkeit zum Vorteil, die zukunftssicher in Technik und Datenhaltung ist und keine weiteren Ressourcen erfordert. Der Einsatz von SAP-System-intergierten Lösungen bedeutet somit niedrigste Betriebskosten.

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6. So funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem

6.1. Dokumentenverwaltung

Das Dokumentenmanagementsystem als zentrale Informationsquelle

Informationen erhält die Mitarbeiter auf verschiedensten Wegen: in Papierform, mündlich – wonach die Informationen z. B. in Form einer Notiz schriftlich festgehalten werden – oder in elektronischer Form als E-Mail, eFormular, XML etc. Hinzu kommen die im eigenen Unternehmen erstellten Dokumente, die normalerweise im Dateisystem digital abgelegt werden. In welcher Form auch immer diese vorgangsrelevanten Informationen ankommen oder vorhanden sind, als Basis für eine optimale Nutzung sollten sie zentral und strukturiert im DMS abgelegt sein.

Die elektronische Akte

Die elektronische Akte bildet das Herzstück des Dokumentenmanagementsystems. Sie wird zu jedem Vorgang geführt und enthält übersichtlich alle Dokumente, Verträge, Informationen und sonstige Unterlagen. Der Aufbau der digitalen Akte sollte zentral pro Akten- oder Vorgangsart definierbar sein. Eine Berechtigungsprüfung, am besten bis auf Feldebene, passt dabei die Darstellung der Akte variabel an.

Um sicherzustellen, dass alle nötigen Dokumente für einen bestimmten Vorgang vorhanden sind, ist auch die Definition einer Mindestanzahl von Dokumenten, die in einem bestimmten Ordner hinterlegt werden müssen, sinnvoll. In Abhängigkeit zum Vorgangstyp kann nicht nur die Strukturierung der Akte unterschiedlich festgelegt werden, sondern auch der Aufbau und die Anzahl der Unterordner sowie Abhängigkeiten und die jeweilige Plausibilitätsprüfung. Ergänzend zur festgelegen Aktenstruktur sollten sich bei Bedarf beliebig weitere Unterordner bilden lassen.

Schnelle Suche

Bei rein papierbasierten Verträgen nimmt allein die Recherche viel Zeit in Anspruch – insbesondere, wenn Dokumente über mehrere Standorte verteilt sind und erst einmal angefordert werden müssen. Aber auch digital abgelegte Dokumente, die nur mühsam wiedergefunden werden, bringen einem Unternehmen keinen wesentlichen Vorteil zur Papierablage oder der Ablage im Datei-System des Unternehmensnetzwerks.

Das Dokumentenmanagement bietet eine schnelle Wiederauffindbarkeit der abgelegten Dokumente und allen vorhandenen Informationen durch diverse Such-Funktionalitäten. Für die erfolgreiche Suche indiziert die Software-Lösung die Dokumente bei Import oder Erstellung automatisiert und vollständig – ganz gleich, ob es sich um E-Mails, eFormulare, PDFs oder eingescannte Dokumente handelt.

Aufgaben, Termine und Ablagefristen managen

Die automatische Termin- und Fristenüberwachung gehört zu den Kernfunktionen des Dokumentenmanagements. Rund um Dokumente gibt es verschiedenste Prozessabläufe wie z. B. den oftmals zeitaufwendigen und personenintensiven Freigabeprozess, der bis zur endgültigen Freigabe eines Dokuments oftmals mehrerer Abstimmungsrunden bedarf. Hier sind vielfach auch Ad-hoc-Abstimmungen notwendig, die nicht im Vorwege planbar sind. Abhilfe schafft ein maschinell gestützter, integrierter Workflow, mit dem Aufgaben leicht gemanagt werden.

Auch bei Aufgaben und Terminen entlastet ein DMS. Sobald die Vorlauffrist eines bestimmten Termins erreicht ist, können Folgeaktionen automatisch ausgeführt werden. Dann wird z. B. eine E-Mail versandt und/oder es öffnet sich bei der Person, die für den Vorgang zuständig ist, die To-Do-Liste, die anzeigt, dass der Vorgang oder das Dokument bearbeitet werden muss.

Für die standardisierte Kommunikation können Aufgaben auch automatisch auf Basis der Dokumenten- und Aktendaten generiert werden. Das System erzeugt den Inhalt und leitet den Bearbeiter automatisch aus der gegebenen Datenkonstellation her.

Compliance und Datenschutz (DSGVO) sicherstellen

Eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit Dokumenten spielt Compliance. Unternehmenseigene Anforderungen sind leicht mit einem DMS sichergestellt, wie z. B. die Festlegung von Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechten sowie das Vier-Augen-Prinzip bei der Erstellung von Dokumenten. Doch es gilt selbstverständlich insbesondere auch, externen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Dabei spielen sowohl die revisionssichere Archivierung als auch die Berücksichtigung von Mindest- oder Maximalaufbewahrungsfristen eine wesentliche Rolle. Denn auch für digitalisierte Dokumente und E-Mails gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Zusätzlich muss das Unternehmen gesetzliche Anforderungen zur Revisionssicherheit und Datenschutz, wie beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), erfüllen.

Die im Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bezieht sich vor Allem auf einen besseren und grenzübergreifenden Schutz personenbezogener Daten. Neben den gestärkten Betroffenenrechten soll die Transparenz hinsichtlich der Datenverarbeitung erhöht werden. Dokumente enthalten meist eine Vielzahl an Daten, die von der DSGVO geschützt werden. Betroffene haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten. Gleichzeitig können sie eine Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung fordern.

Ein Dokumentenmanagementsystem spielt hierbei eine zentrale Rolle. Der Nutzen der Software zur Umsetzung der DSGVO besteht vor allem in der Prozessoptimierung und Produktivitätssteigerung. Durchdachte, dokumentierte Verfahren bringen Sicherheit und Qualität; Automatismen sorgen für Schnelligkeit und Effizienz und entlasten die Mitarbeiter bei Routinetätigkeiten. Das Dokumentenmanagement kann in so einem Fall Reports für Anfragen zur Löschung oder Berichtigung von Daten liefern. Gleichzeitig können verschiedene Abteilungen eines Unternehmens dank einer Verfahrensdokumentation in der DMS Software jederzeit über die Historie einer Betroffenen-Anfrage informieren.

Auch die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung hält die Software fest. Einwilligungen, die der Nutzung der Daten zustimmen sowie Verträge, Vereinbarungen und andere Unterlagen, die eine Verwendung der personenbezogenen Informationen notwendig machen, sind sicher in der digitalen Akte abgelegt. So stellt das Unternehmen sicher, dass sie die in der DSGVO geforderten Dokumentationspflicht nachkommt und nur solche Daten verwendet, für die es laut Verordnung berechtigt ist.

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6.2. Dokumentenmanagement Archivierung

Bis zur endgültigen Vernichtung nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist sind die Dokumente in der elektronischen Akte sicher. Das heißt, sie sind revisionssicher in einem (oder in mehreren) angeschlossenen Archiv(en) archiviert, z.B. von IBM, OpenText oder SAP.

Dazu werden während der gesamten „Lebenszeit“ eines Dokuments sämtliche vorgenommene Änderungen zuverlässig dokumentiert. So ist es selbst noch nach Jahrzehnten möglich nachzuvollziehen, wer wann etwas geändert hat. Jede Bearbeitung an einem Dokument wird immer revisionssicher protokolliert und kann jederzeit eingesehen werden.

Das DMS bietet so einen Schutz vor unrechtmäßigen Änderungen, der mit „schutzlosen“ Papierdokumenten und Dateien im Netzwerk undenkbar wäre – entweder, weil die Änderungen gar nicht erst auffallen oder es kaum möglich ist festzustellen, wer diese Änderungen vorgenommen hat.

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7. Checkliste für die Auswahl eines Dokumentenmanagements

Das Angebot an Dokumentenmanagement Software ist groß und deren Funktionsumfang variiert stark. Bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen könnten folgende Fragen eine Hilfestellung sein:

  • Welche Art von Akten und Dokumenten sollen gemanagt werden und wie ist deren Umfang?
  • Welche Fachbereiche sollen mit dem System arbeiten und wie sind deren spezifische Anforderungen bzw. technischen Vorkenntnisse?
  • Welche Faktoren sind Ihnen bei einem Dokumentenmanagement besonders wichtig bzw. was ist das Ziel? Digitalisierung, schnellere Auffindbarkeit, Datensicherheit, einfache Handhabung, Aufgaben- und Fristenmanagement etc.?
  • Welche weiteren Systeme sollen angeschlossen / integriert werden, z.B. wenn im Unternehmen bereits SAP im Einsatz ist?
  • Gibt es besondere Anforderungen wie Mehrsprachigkeit oder eine barrierefreie Bedienung der Software?

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