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Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist mehr als Vertragsverwaltung

Was ist ein Vertrag?

Verträge bilden die Grundlage allen betriebswirtschaftlichen Handelns. Laut Definition in Wikipedia handelt es sich bei einem Vertrag um „eine Einigung von mindestens zwei Parteien, von denen jede eine Willenserklärung abgibt. … Ein Vertrag koordiniert und regelt das soziale Verhalten durch eine gegenseitige Selbstverpflichtung. Ein Vertrag wird freiwillig zwischen zwei (oder auch mehr) Parteien geschlossen. Im Vertrag verspricht jede Partei der anderen, etwas Bestimmtes zu tun oder zu unterlassen (und damit eine von der anderen Partei gewünschte Leistung zu erbringen)“.

Der Begriff Vertrag kann noch weiter gefasst werden, in dem Sinne das auch freiwillige Selbstverpflichtungen z.B. auf nationale und internationale technische, fachliche oder soziale Normen dazugehören. Dieses kann auch als ein Vertragsschluss einer Partei mit sich selbst bezeichnet werden.

Was ist Vertragsmanagement?

„Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen.“

Vertragsmanagement wird im Englischen als contract management oder weitergefasst auch als contract lifecycle management bzw. CLM bezeichnet.

Dagegen wird üblicherweise unter Vertragsverwaltung die reine geordnete Ablage von zuvor abgeschlossenen Verträgen zur Wiederauffindung verstanden. Dieses stellt demnach zwar die Basis eines geordneten Vertragmanagement dar, deckt jedoch nur einen kleineren Teilbereich des Vertragsmanagement ab. Insofern ist die Contract Management Definition umfassender.

Software für das Vertragsmanagement

Können Sie als Verantwortlicher ad hoc sagen, wo welche Verträge, Dokumente und E-Mails in Ihrem Unternehmen abgelegt sind? Welche davon aktuell, noch gültig oder veraltet sind? Wann laufen Vertragsfristen aus und wie hoch sind die laufenden Zahlungsverpflichtungen? Oder im Fall von eingehenden Rechnungen: Sind diese begründet, wenn dazu keine Bestellung, kein Vertrag oder es keinen physischen Wareneingang gibt?

Die Beantwortung dieser und weiterer wichtiger Fragen ist in der Praxis oft nur schwer möglich oder erfordert einen hohen administrativen Aufwand. Dies liegt daran, dass die Informationen in Unternehmen in verschiedenen Abteilungen, Ordnern, Datenbanken, Excel-Tabellen oder voneinander unabhängigen Systemen stecken. Mit einem geordneten, aktiven Vertragsmanagement auf Basis einer Vertragsmanagement Software wird jeder Fachbereich (z. B. Vertrieb, Einkauf, Personal, Recht) und auch das Unternehmen als Ganzes in die Lage versetzt, aktiv zu agieren und weniger zu reagieren.

Sind die Verträge und Informationen in einer Software zum Vertragsmanagement einmal revisionssicher abgelegt, können alle Mitarbeiter diese unternehmensweit ohne weitere zeitliche Verzögerungen direkt aufrufen oder mithilfe diverser Suchfunktionalitäten recherchieren. Die Mitarbeiter entscheiden idealerweise dabei selbst, wie und womit sie auf die Vertragsakte zugreifen – sei es per Mobile Device, MS Outlook/IBM Notes, MS SharePoint oder MS Windows.

Welche Aufgaben gehören zum Vertragsmanagement?

In der Literatur werden unterschiedlichste Aufgaben bzw. Bestandteile aufgeführt. Hierzu gehören:

  1. Suchen und Finden von Verträgen nach den unterschiedlichsten Kriterien, Metadaten und auch einer Volltextsuche, auch Freitextsuche genannt.
  2. Digitalisierung von papierhaften Verträgen und Ablage in der digitalen Vertragsakte, inkl. Text- bzw. OCR-Erkennung
  3. Revisionssichere Ablage aller Dokumente, Schriftverkehr und Emails
  4. Termin und Fristenüberwachung
  5. Automatisierte Erinnerungen in elektronischer Form
  6. Automatisierte Vertrags- und Dokumenterstellung
  7. Versionsmanagement und Dokumentvergleich
  8. Aufgabenmanagement von wiederkehrenden und Adhoc-Aufgaben
  9. Workflowmanagement
  10. Freigaben und Genehmigungen
  11. Rechtssichere Elektronische Unterschriften
  12. Umsetzung aller Datenschutzvorschriften z.B. nach der Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)
  13. Vertragscontrolling
  14. Risikomanagement von Verträgen und Vertragsbeziehungen
  15. Vertragsmanagement und SAP Integration

Digitalisierung von Verträgen

Papier-Akten, Verträge und jede Form von Dokument müssen vor der elektronischen Ablage digitalisiert werden. Im besten Fall geschieht dies unmittelbar nach Eingang der Papierpost (frühes Einscannen) oder nach Abschluss der Bearbeitung (spätes Einscannen).

Das Einscannen kann auf mehreren Wegen erfolgen: extern über einen darauf spezialisierten Dienstleister sowie intern, entweder über eine Poststelle oder einzelfallbezogen über Gruppen- bzw. Arbeitsplatz-Scanner.

Für die Volltexterkennung (OCR) bietet das Vertragsmanagement eine eigenständige Funktion. Erfolgt das Einscannen durch einen externen Dienstleister spart dies zusätzliche Kosten. Auch bereits bestehende elektronische Archive können nachträglich volltexterkannt und damit per Volltext einfach durchsucht werden.

Die DSGVO im Hinterkopf

Die ab Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bezieht sich vor Allem auf einen besseren und grenzübergreifenden Schutz personenbezogener Daten. Neben den gestärkten Betroffenenrechten soll die Transparenz hinsichtlich der Datenverarbeitung erhöht werden. Verträge enthalten meist eine Vielzahl an Daten, die von der DSGVO geschützt werden. Betroffene haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten. Gleichzeitig können sie eine Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung fordern. Das Vertragsmanagement kann in so einem Fall Reports für Anfragen zur Löschung oder Berichtigung von Daten liefern. Gleichzeitig können verschiedene Abteilungen eines Unternehmens dank einer Verfahrensdokumentation im Vertragsmanagement-System jederzeit über die Historie einer Betroffenen-Anfrage informieren.

Vertragsmanagement für IFRS 15 & 16

Die neuen International Financial Reporting Standards 15 (Erlöse aus Verträgen mit Kunden) und IFRS 16 (Leasingverhältnisse) treten ab 2018 bzw. 2019 in Kraft und stellen erhöhte Anforderungen an Kalkulations- und Buchungssysteme. Unternehmen müssen alle bestehenden Leasing-Verträge einer Überprüfung bzw. Neubewertung unterziehen und nicht dokumentierte Daten für die Rechnungslegung erfassen. Die Anpassung bestehender Prozesse ist häufig unausweichlich. Diese neuen Anforderungen nach IFRS15 und IFRS16 lassen sich mit einer speziell darauf ausgerichteten Vertragsmanagement-Lösung erfüllen. Ein gutes Vertragsmanagement rüstet die Verträge unter anderem für Inventarisierung und Klassifizierung, kommt der Dokumentationspflicht nach, ist schneller auswertbar und liefert die buchhalterisch relevanten Informationen für den Jahresabschluss.

Integration von MS Outlook und IBM Notes

Nach Zahlen der BITKOM erhält jeder einzelne Berufstätige im Durchschnitt 18 berufliche E-Mails am Tag. Hochgerechnet auf einen Monat sind das ca. 400 und im Jahr sogar fast 5.000 E-Mails pro Mitarbeiter, die sich auf geschäftliche Vorgänge beziehen. Oftmals bleiben diese jedoch im Postfach des Empfängers liegen. Diese weit verbreitete Problematik ist nicht optimal für schnelle und gut strukturierte Unternehmensprozesse, denn so bleiben anderen Fachbereichen und Mitarbeitern wichtige Informationen quasi vorenthalten. Das lässt sich durch ein gezieltes Bereitstellen der Online-Kommunikation beheben.

Eine wichtige Funktionalität eines Vertragsmanagement ist daher, auch E-Mails ablegen, managen und ordnungsgemäß archivieren zu können. Diese revisionssichere Archivierung von E-Mails ist jedoch nur dann geboten, wenn die E-Mail unverändert archiviert wird, das heißt, auch sämtliche Formatierungen, Anhänge etc. übernommen werden. Ein gutes Vertragsmanagementsystem übernimmt E-Mails sowohl aus MS Outlook als auch IBM Notes direkt in die elektronische Akte und archiviert sie dort, samt aller Textformatierungen und Anhänge.

Automatisierte Erstellung von Verträgen, Korrespondenz und Beifügungen

Das Vertragsmanagement unterstützt den Entstehungsprozess eines Vertrags und Dokuments nicht nur durch die Erfassung bzw. den Import eines fertigen Dokuments, sondern ermöglicht auch die automatisierte Erstellung von Dokumenten oder Excel-Tabellen auf Basis von individuellen Vorlagen und Daten aus dem SAP-System.

Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen häufig einen großen Anteil ihrer Arbeitszeit damit, immer wieder die gleichen Dokumentarten zu erstellen, Daten aus dem SAP-System herauszusuchen, auszudrucken und zu versenden.

Mit einer automatischen Dokumentenerstellung können Dokumente aller Art wie Verträge, Anschreiben, Formulare, Bestätigungen, Nachfragen etc. als Einzel- oder Serienbrief sowie auch für die Massenerzeugung automatisch und individualisiert im MS-Office-, PDF- (PDF/A-) oder anderen Druckformaten generiert und versandt werden mit automatischer Ablage einer Kopie in der jeweiligen digitalen Vertragsakte

Die Erzeugung der Dokumente kann dabei ereignis- und nutzergesteuert im Dialog, zeit- oder ereignisgesteuert und auch als Ergebnis einer SAP-Druckausgabe oder eines SAP-Reports erfolgen. Sollten sich die Werte der Variablen nachträglich ändern, werden diese bei Bedarf im bereits generierten und individuell veränderten Dokument ebenfalls aktualisiert.

Versionsmanagement von Verträgen und Dokumentvergleich

Wurden während der Verhandlungsphase, die unter Umständen schon Jahre zurückliegt, die einzelnen Zwischenschritte, Kommentare und Nebenprotokolle nicht dokumentiert und archiviert, wird es oftmals schwierig, jede Eigenart des Vertrags noch nachzuvollziehen. Warum wurden bestimmte Klauseln gestrichen? Warum wurden Klauseln so und nicht anders formuliert? Was war damals tatsächlich gemeint?

Auch in einer aktuellen Verhandlungsphase kann es sehr hilfreich sein zu sehen, was von der Gegenseite geändert wurde.

Um die Entwicklung eines Dokuments oder Vertrags – vom Entwurfsstadium über Änderungen während der Laufzeit bis hin zum aktuellen Stand – nachvollziehen zu können, legt ein gutes Vertragsmanagement System bearbeitete MS-Office- und PDF-Dokumente bei Ablage in der elektronischen Akte automatisch als neue Version ab, ganz gleich, ob das Dokument direkt im System oder per Check-out/Check-in, das heißt per Export, außerhalb vom Vertragsmanagement, bearbeitet und wieder zurück übertragen wurde. So lassen sich Unklarheiten noch nach Jahren nachvollziehen, ggf. bereinigen und in Folge unter Umständen auch Prozesskosten vermindern oder ganz vermeiden.

Um schnell überprüfen zu können, was in einem MS-Word- oder PDF-Dokument von der Gegenseite geändert wurde, können verschiedene Dokumentenversionen im System verglichen und jede Änderung auf einen Blick sichtbar dargestellt werden.

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling ist eine der wichtigsten Managementaufgaben. Hierzu gehören u. a. die Risikoüberwachung, die Überwachung der Vertragserfüllung und die Spend Analysis.

Vertragsmanagement und SAP Integration

Hierbei unterstützt das Vertragsmanagement das Unternehmen mit vielfältigen Analyse- und Reporting-Möglichkeiten. Diese lassen sich idealerweise interaktiv sortieren, gruppieren, summieren und in der Darstellung verändern.

Eine 360°-Integration der Stammdaten aus dem zugrundeliegenden ERP-System, wie Lieferantenstammdaten, Materialstammdaten, Organisationselemente (Konten, Kostenstellen, Projekte und vieles mehr), bietet Verantwortlichen eine optimale Transparenz. Sämtliche Informationen werden dann vergangenheits- und zukunftsbezogen im Zusammenwirken mit dem weit in die Zukunft reichenden Datenhaushalt des Vertragsmanagements intelligent verbunden. Das Unternehmen kann dann Auswirkungen auf den zukünftigen Geschäftserfolg einfach und interaktiv simulieren, strategische Entscheidungen gezielt treffen und bspw. das Lieferantenportfolio rationalisieren.

Vertragsrisiken identifizieren und bewerten

Die Risikobewertung und das Risikomanagement spielen schon von Beginn der Vertragsverhandlungen an eine wichtige Rolle und haben sich in unterschiedlichen Ausprägungen mittlerweile in vielen Unternehmen als Steuerungsinstrument etabliert. Dies ist in Deutschland u. a. auf das 1998 in Kraft getretene Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) zurückzuführen.

Dieses leitet die Unternehmensführung dazu an, ein unternehmensweites Früherkennungssystem für Risiken zu betreiben sowie Aussagen zu Risiken und zur Risikostruktur des Unternehmens im Rahmen des Jahresabschlusses der Gesellschaft zu dokumentieren.

Unter „Risikomanagement“ ist das planvolle Umgehen mit Risiken zu verstehen. Grundsätzlich wollen Unternehmen:

  • Risiken vermeiden
  • Risiken vermindern sowie
  • Risiken überwälzen.

Dazu gliedert sich der Prozess des Risikomanagements in vier Phasen:

  • Identifizierung von Risiken
  • Bewertung von Risiken
  • Steuerung von Risiken
  • Überwachung von Risiken

Das Risikomanagement des Vertragsmanagements verwaltet Lieferanten- und Kundenrisiken während der gesamten Geschäftsbeziehung nach den genannten Gliederungsebenen.

Vertragsmanagement und SAP Integration

Die meisten mittelständischen und Großunternehmen setzen SAP Software als betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Plattform ein. Warum sollten dann die Verträge und Dokumente, die sich auf die Vorgänge im SAP-System beziehen außerhalb verwaltet und gemanagt werden?

Es gibt verschiedene Anbieter von „SAP-System-integrierten“ Vertragsmanagement-Systemen. Doch was bedeutet das eigentlich?

Einige verstehen unter einer 100-prozentigen Integration in SAP-Systeme lediglich das Prüfen von Daten des Vertragsmanagements gegenüber den SAP-Stammdaten, wie z. B. Kreditoren, Debitoren und Kostenstellen. Hierbei handelt es sich jedoch nur um vereinzelte Schnittstellen eines SAP-Fremdsystems in das SAP-System hinein.

Ein im wahrsten Sinne des Wortes 100-prozentig integriertes Vertragsmanagement hingegen ist schon von der Grundkonzeption her SAP-System-integriert und vollständig schnittstellenfrei. Die digitale SAP Vertragsakte ist somit natürlicher Bestandteil der SAP Plattform. Nur so ist ein nahtloser Informationsaustausch innerhalb der SAP-Welt möglich.

Durch eine so tiefe Prozessintegration werden zahlreiche Szenarien denkbar. So kann das Vertragsmanagement beispielsweise mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb, Einkauf u. v. m. prozessmäßig verbunden und aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufgerufen werden.

Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet. Rechnungs- und Zahlungspläne können automatisch Bestellungen und Kontrakte des SAP-Standards erstellen und auslösen, sowie auch echte FI-, FI-AA/CO-Buchungen im SAP-System vorbereiten bzw. erzeugen. SAP Vertragsverwaltung ist somit nur der erste Schritt zu einem umfassenden SAP integrierten Vertragsmanagement.

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